Mbrojtja e të dhënave

2. Cilat të dhëna përpunojmë

Kur aplikoni, përpunojmë të dhënat që na dërgoni:

• emri, datëlindja, shtetësia, vendbanimi
• numri i telefonit dhe adresa e e-mailit
• profesioni i dëshiruar, përvoja, kualifikimet, kategoritë e patentës, njohuritë gjuhësore
• dokumentet e ngarkuara si pasaporta, CV-ja, patenta, dëshmitë
• dokumentet e kontratës: kontrata e ndërmjetësimit dhe fleta informuese, kontrata juaj e punës me punëdhënësin dhe vendimi i Agjencisë Federale të Punës (miratimi paraprak) — edhe si skanim i versionit të nënshkruar në letër
• të dhënat e trajtimit: statusi i ndërmjetësimit, shënime të brendshme, koha e pëlqimit dhe adresa IP e përdorur atëherë

3. Qëllimet dhe bazat ligjore

• ndërmjetësimi i punës dhe përgatitja e marrëdhënies së punës — neni 6(1)(b) GDPR
• përcjellja e dokumenteve tuaja te punëdhënës konkretë dhe, aty ku kërkohet, te institucionet kompetente — neni 6(1)(a) GDPR (pëlqimi juaj)
• funksionimi dhe siguria e faqes — neni 6(1)(f) GDPR
• njoftimi i brendshëm për aplikime dhe kërkesa të reja përmes Telegram — neni 6(1)(f) GDPR (hollësitë më poshtë)
• matja e vizitorëve me Google Analytics, vetëm pas pëlqimit tuaj — neni 6(1)(a) GDPR, § 25 par. 1 TDDDG
• përmbushja e detyrimeve ligjore të ruajtjes — neni 6(1)(c) GDPR

4. Marrësit

Të dhënat tuaja i marrin vetëm: punëdhënës të mundshëm në Gjermani, te të cilët ju prezantojmë me pëlqimin tuaj; Agjencia Federale e Punës dhe përfaqësia diplomatike gjermane kompetente, aty ku procedura e kërkon; si dhe ofrues teknikë që punojnë për ne si përpunues — mes tyre, vetëm nëse keni dhënë pëlqimin për statistikat, Google Ireland Limited (Google Analytics, shih më poshtë). Kur përdorni sugjerimet e adresës në zonën e kandidatit, Google Ireland Limited merr atë që shkruani në fushën e adresës (shih „Hostimi dhe ofruesit teknikë“). Për njoftimet tona të brendshme disa të dhëna të zgjedhura i transferojmë edhe te Telegram (shih „Njoftimet e brendshme përmes Telegram“).

5. Hostimi dhe ofruesit teknikë

• Serveri dhe baza e të dhënave: Contabo GmbH, Mynih. Qendra e të dhënave ndodhet në Francë, pra brenda Bashkimit Evropian. Dokumentet e ngarkuara ruhen aty të enkriptuara (AES-256-GCM) dhe nuk janë të arritshme përmes adresave publike.
• Dërgimi i e-maileve: Resend, Inc. (SHBA), mbi bazën e klauzolave standarde kontraktuale të Komisionit Evropian.
• Rrjeti dhe mbrojtja nga botët: Cloudflare, Inc.
• Pagesa online e faturave (punëdhënësit dhe – kur është rënë dakord që paguan personi i ndërmjetësuar – kandidatët): Stripe Payments Europe, Limited (Irlandë). Kush paguan një faturë përmes lidhjes së pagesës, i fut të dhënat e pagesës drejtpërdrejt te Stripe; ne marrim vetëm shumën, monedhën, llojin e pagesës, kohën dhe një identifikues të pagesës. Stripe i përpunon të dhënat e pagesës me përgjegjësinë e vet (stripe.com/privacy); baza ligjore është neni 6(1)(b) GDPR.
• Sugjerime adrese në zonën e kandidatit dhe në zonën e administrimit: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandë (Google Maps Platform, Places API). Kur shkruani në fushën „Adresa në vendlindje“, serveri ynë i dërgon Google tekstin e shkruar, gjuhën e faqes dhe një identifikues të rastësishëm seance, për të shfaqur sugjerime; kur zgjidhni një sugjerim, kërkojmë pjesët e asaj adrese (rruga, numri, kodi postar, qyteti, shteti). Adresa juaj IP, emri dhe e-maili nuk i shkojnë Google — kërkesa kalon përmes serverit tonë. Tekstin e kërkimit nuk e ruajmë dhe nuk e regjistrojmë; ruhet vetëm adresa që pranoni. Adresën mund ta shkruani gjithmonë edhe vetë. Baza ligjore është neni 6 par. 1 lit. b GDPR (kryerja e ndërmjetësimit) dhe lit. f (adresa pa gabime). Nuk përjashtohet transferimi te Google LLC në SHBA; ai mbështetet në vendimin e përshtatshmërisë për EU-US Data Privacy Framework dhe në klauzolat standarde kontraktuale. Njoftimi i privatësisë: policies.google.com/privacy

6. Njoftimet e brendshme përmes Telegram

Që aplikimet dhe kërkesat e reja të trajtohen pa vonesë, sistemi ynë njofton disa ngjarje përmes një boti të vetin në Telegram drejtuesit e Hirenord dhe — vetëm për aplikimet — disa punonjës që gjithsesi kanë të drejtë t’i shohin këto aplikime në zonën e administrimit. Ofruesi i shërbimit është Telegram FZ-LLC, Dubai (Emiratet e Bashkuara Arabe). Mesazhet kalojnë dhe ruhen në serverët e Telegram; ato nuk janë të enkriptuara nga skaji në skaj. Dërgohen vetëm këto të dhëna:

• Aplikim i ri përmes formularit: numri i referencës, emri dhe mbiemri, profesioni i dëshiruar dhe fusha, vendi i origjinës, vendbanimi, njohuritë e gjermanishtes, kategoritë e patentës së shoferit, numri i telefonit dhe, nëse ka, i WhatsApp-it, adresa e e-mailit, nëse është bashkëngjitur CV, nëse ka, referenca e vendit të punës dhe koha e mbërritjes.
• Aplikim për një vend tjetër pune në zonën e kandidatit: numri i referencës, emri, vendi i punës, vendi i origjinës, numri i telefonit, adresa e e-mailit dhe nëse ka CV.
• Kërkesa dhe regjistrime të punëdhënësve: emri i firmës, emri i personit të kontaktit, nevoja (numri dhe profesioni), vendi, numri i telefonit dhe adresa e e-mailit; te kërkesat edhe mesazhi (i shkurtuar), te regjistrimet lloji i dëshmive të dorëzuara.
• Përgjigje nga zona e punëdhënësit: nëse një kandidat i prezantuar i përshtatet vendit të punës apo jo — me emrin dhe numrin e referencës së kandidatit, firmën, vendin e punës dhe emrin e personit që vendosi te firma; po ashtu kur e tërheqim një vendim të tillë.
• Procedura pas pranimit nga një firmë: që firma ka pranuar një kandidat, gjendja e kontratës së shërbimit dhe e kontratës së punës, miratimi ynë dhe gjendja e pëlqimit paraprak — me emrin dhe numrin e referencës së kandidatit, firmën, vendin e punës dhe emrin e personit që e pranoi te firma; kurrë të dhëna kontakti, datë lindjeje apo të dhëna pasaporte.
• Dorëzime nga zona e punëdhënësit: ngarkimi i një miratimi paraprak (emri dhe numri i referencës së kandidatit, firma, vendi i punës, numri i faqeve), si dhe njoftime vendesh pune, kërkesa ndryshimi, mesazhe dhe kërkesa për ndryshimin e të dhënave të firmave — vetëm emri i firmës, referenca dhe emërtimi i vendit të punës ose emrat e fushave të ndryshuara, kurrë përmbajtja.
• Te çdo njoftim i tillë që ka të bëjë me një kandidat, edhe gjendja e dosjes së kandidatit: nëse është e plotë ose cilat dokumente apo të dhëna mungojnë ende (vetëm emërtimet, p.sh. „Kopje e pasaportës“ ose „Vendlindja“, kurrë përmbajtja e tyre); si dhe një njoftim me emrin dhe numrin e referencës, sapo një dosje të jetë e plotë.
• Një herë në ditë një përmbledhje që përmban vetëm numra.
• Kërkimi nga punonjësit (nga 21.10.2026): punonjësit e Hirenord, llogaria e të cilëve është aktivizuar për botin, mund të kërkojnë atje firma dhe kandidatë dhe të shohin një përmbledhje — vetëm me të drejtat që kanë edhe në zonën e administrimit. Për kandidatët: numri i referencës, emri, vendi i origjinës, profesioni i dëshiruar, njohuritë e gjermanishtes, kategoritë e patentës, numri i telefonit, adresa e e-mailit, gjendja e trajtimit, gjendja e dosjes (vetëm emërtimet e pjesëve që mungojnë) dhe ndërmjetësimet në vazhdim me firmën dhe fazën. Për firmat: emri, referenca, vendi, personi i kontaktit, numri i telefonit, adresa e e-mailit, gjendja e verifikimit, gjendja e kontratës së shërbimit, numri i rasteve dhe kandidatëve në vazhdim dhe faturat e hapura. Për rastet e veçanta të ndërmjetësimit: një përmbledhje e rastit me numrin e referencës, emrin dhe vendin e origjinës së kandidatit, firmën dhe vendin e punës, si dhe gjendjen e kontratës së punës, kontratës së shërbimit, miratimit paraprak dhe vizës. Përmes botit këta punonjës mund të kërkojnë edhe dokumentet që mungojnë, të aktivizojnë një firmë ose të regjistrojnë një faturë si të paguar; çdo shikim i përmbledhjes së një kandidati ose të një rasti dhe çdo veprim i tillë regjistrohet si në zonën e administrimit.
• Faturat për firmat dhe për kandidatët: faturë e re, pagesë e marrë, kujtesa pagese dhe paralajmërime pagese, si dhe njoftime për pagesa të dyfishta ose të gabuara — me numrin e faturës, emrin e firmës ose emrin e kandidatit dhe numrin e klientit (referencën), shumën, afatin, mënyrën e pagesës (transfertë ose Stripe) dhe, nëse ka, identifikuesin dhe llojin e pagesës në Stripe; një herë në ditë lista e faturave të papaguara dhe të vonuara me të njëjtat të dhëna.

Përmes Telegram nuk dërgohen skedarë — as CV, as pasaporta, kontrata, miratimi paraprak apo dokumente të tjera — dhe as data e lindjes apo numri i pasaportës, as kur kërkojnë punonjësit. Mesazhet përmbajnë vetëm lidhje drejt zonës sonë të mbrojtur të administrimit, e cila kërkon hyrje me konfirmim me dy faktorë.

Baza ligjore është neni 6(1)(f) GDPR. Interesi ynë i ligjshëm është trajtimi i shpejtë i aplikimeve dhe kërkesave — edhe në interesin tuaj, sepse vendet e punës shpesh janë të hapura për pak kohë. Për Emiratet e Bashkuara Arabe nuk ka vendim përshtatshmërie të Komisionit Evropian, dhe Telegram nuk ofron as klauzola standarde kontraktuale, as kontratë për përpunimin e të dhënave; prandaj nuk ekzistojnë garanci të përshtatshme sipas nenit 46 GDPR. Ekziston rreziku që të dhënat tuaja atje të mos gëzojnë të njëjtin nivel mbrojtjeje si në BE dhe që t’i realizoni më vështirë të drejtat tuaja ndaj Telegram. Prandaj e kufizojmë transferimin te të dhënat e mësipërme dhe, për aq sa i shërben trajtimit të aplikimit ose kërkesës suaj, e mbështesim te neni 49(1), fjalia 1, shkronja b GDPR.

Afati i ruajtjes: mesazhet mbeten të ruajtura te Telegram derisa të fshihen në bisedë. I fshijmë atje më së voni tre muaj pas mbërritjes, me kërkesën tuaj edhe më herët. Çdo rast trajtohet vetëm në zonën e administrimit; atje vlejnë afatet te „Afati i ruajtjes“. Njoftimi i privatësisë i Telegram: telegram.org/privacy

Ju mund ta kundërshtoni këtë përpunim sipas nenit 21 GDPR, për shembull me e-mail te kontakt@hirenord.com; atëherë fshijmë në biseda mesazhet që kanë të bëjnë me ju.

7. Cookies dhe pëlqimi

Ruajmë të dhëna në pajisjen tuaj vetëm aq sa është rreptësisht e nevojshme për funksionimin e faqes. Kjo ruajtje nuk kërkon pëlqim sipas § 25 par. 2 nr. 2 TDDDG:

• hn_applicant, hn_employer — hyrja në zonën tuaj. Pa këto cookie zona mbetet e mbyllur. Kohëzgjatja: deri në daljen tuaj, maksimumi 30 ditë. Lexohen vetëm nga serveri (HttpOnly), vetëm përmes HTTPS.
• hn_staff, hn_staff_ablauf — hyrja e punonjësve tanë në zonën e brendshme. Kohëzgjatja: 60 minuta pa aktivitet, maksimumi 12 orë nga hyrja. hn_staff lexohet vetëm nga serveri (HttpOnly); hn_staff_ablauf përmban vetëm kohën e skadimit, që faqja të njoftojë në kohë. Vetëm përmes HTTPS.
• hn_consent — vetë vendimi juaj për cookies, që të mos ju pyesim sërish. Kohëzgjatja: 12 muaj.
• Cloudflare Turnstile — mbrojtje e formularëve nga kërkesat e automatizuara. E përdorim pa cookie aksesi („no_clearance“); shërben vetëm për sigurinë, jo për njohjen tuaj për qëllime reklamimi.

Çdo gjë përtej kësaj — matja e vizitorëve dhe vlerësimi i reklamave — funksionon vetëm pas pëlqimit tuaj të shprehur sipas nenit 6 par. 1 lit. a GDPR. Para tij nuk ngarkohet asnjë skript i tillë. Nëse janë konfiguruar, ju pyesim në vizitën e parë; refuzimi është po aq i lehtë sa pranimi.

Pëlqimin mund ta tërhiqni në çdo kohë me efekt për të ardhmen — te „Cilësimet e cookies“ në fund të çdo faqeje. Momentin e vendimit tuaj e ruajmë për ta dëshmuar sipas nenit 7 par. 1 GDPR.

8. Matja e vizitorëve me Google Analytics

Nëse te „Cilësimet e cookies“ jepni pëlqimin për statistikat, përdorim Google Analytics 4, një shërbim i Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandë („Google“). Qëllimi: të kuptojmë cilat faqe të faqes sonë publike hapen dhe ku e lënë vizitorët, për ta përmirësuar shërbimin. Baza ligjore është pëlqimi juaj (neni 6 par. 1 lit. a GDPR, § 25 par. 1 TDDDG). Pa pëlqim, Google Analytics nuk ngarkohet.

• Përpunohen: faqja e hapur dhe faqja e mëparshme, gjithmonë pa shtesa në adresë (pa parametra kërkimi, pa kode nga lidhjet e konfirmimit), titulli i faqes, koha, të dhëna për shfletuesin, sistemin operativ dhe pajisjen, madhësia e ekranit dhe gjuha, si dhe vendndodhja e përafërt (shteti, rajoni) që Google e nxjerr nga adresa IP. Sipas Google, vetë adresa IP nuk ruhet në Google Analytics 4.
• Google Analytics funksionon vetëm në faqet publike — kurrë në zonën e kandidatit, në zonën e punëdhënësit, në zonën e administrimit apo në faqen e konfirmimit. Nuk i dërgojmë Google emra, adresa e-maili apo identifikues klientësh; Google Signals dhe përdorimi për reklama të personalizuara janë të çaktivizuara.
• Cookies: _ga dhe _ga_<identifikues> i dallojnë vizitorët në mënyrë pseudonime përmes një identifikuesi të rastësishëm. Kohëzgjatja: deri në 2 vjet. Të dhënat e ngjarjeve fshihen automatikisht në Google Analytics pas 2 muajsh.
• Google i përpunon të dhënat si përpunues në bazë të një kontrate sipas nenit 28 GDPR. Nuk përjashtohet transferimi te Google LLC në SHBA; ai mbështetet në vendimin e përshtatshmërisë së Komisionit Evropian për EU-US Data Privacy Framework, nën të cilin Google është i certifikuar, si dhe në klauzolat standarde kontraktuale.

Tërheqja: në çdo kohë me efekt për të ardhmen te „Cilësimet e cookies“ në fund të faqes. Që atëherë faqja nuk i dërgon më asgjë Google, dhe cookies e Google Analytics fshihen. Më shumë informacion në deklaratën e privatësisë së Google: policies.google.com/privacy

9. Afati i ruajtjes

Të dhënat e kandidatëve i fshijmë ose i anonimizojmë më së voni 24 muaj pas kontaktit të fundit, nëse nuk është realizuar ndërmjetësim dhe nuk ekziston detyrim ligjor ruajtjeje. Nëse realizohet ndërmjetësim, vlejnë afatet tregtare dhe tatimore. Nëse keni nënshkruar kontratën e ndërmjetësimit ose marrjen dijeni të fletës informuese, versionin e nënshkruar dhe dëshminë e nënshkrimit (emri, koha, adresa IP) i ruajmë si korrespondencë tregtare deri në gjashtë vjet pas fundit të vitit kalendarik (§ 257 HGB) — edhe nëse nuk u realizua ndërmjetësim. E njëjta gjë vlen për skanimin e kontratës suaj të punës së nënshkruar: ai dëshmon se ka lindur e drejta e shpërblimit (§ 296 par. 2 SGB III); nëse i përket një fature, vlen afati tatimor prej dhjetë vjetësh. Të gjitha të dhënat e tjera fshihen gjithsesi. Njoftimet përmes Telegram i fshijmë më së voni tre muaj pas mbërritjes (shih më lart). Ju mund të kërkoni fshirjen edhe më herët në çdo kohë.

10. Të drejtat tuaja

Keni të drejtën e informimit (neni 15), korrigjimit (16), fshirjes (17), kufizimit (18), transferueshmërisë (20) dhe kundërshtimit (21 GDPR). Pëlqimin mund ta tërhiqni në çdo kohë me efekt për të ardhmen.

Për çdo kërkesë mjafton një e-mail te kontakt@hirenord.com.

Pavarësisht kësaj, mund të ankoheni te një autoritet mbikëqyrës i mbrojtjes së të dhënave.