Der Arbeitsvertrag, dem die Bundesagentur zustimmt
Die Bundesagentur prüft nicht den Arbeitsvertrag als Schriftstück, sondern die Arbeitsbedingungen, die darin stehen: Tätigkeit, Arbeitsort, wöchentliche Arbeitszeit, Bruttolohn, Urlaub und Befristung. Erfasst werden sie im Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“, das der Arbeitgeber ausfüllt und unterschreibt. Entscheidend ist, dass Vertrag und Erklärung dieselben Zahlen nennen und dass der daraus errechnete Stundenlohn den geltenden Mindest- oder Branchenmindestlohn erreicht — an dieser Rechnung scheitern die meisten Anträge, nicht an fehlenden Papieren.
Rechtsstand 2. September 2026. Allgemeiner Mindestlohn 13,90 € je Stunde; Gebäudereinigung Lohngruppe 1 15,00 €; Bauhauptgewerbe Lohngruppe 1 15,86 €. Nachweispflichten nach § 2 NachwG in der seit 2022 geltenden Fassung.
Zwei Papiere, nicht eines
Im Verfahren tauchen zwei Dokumente auf, die häufig verwechselt werden. Das eine ist der Arbeitsvertrag zwischen Betrieb und Bewerber. Das andere ist die „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ — ein Formular der Bundesagentur, mit dem der Arbeitgeber verbindlich bestätigt, dass er dem namentlich genannten Bewerber einen konkreten Arbeitsplatz anbietet.
Die Bundesagentur arbeitet mit der Erklärung. Die Auslandsvertretung will im Visumverfahren zusätzlich den Arbeitsvertrag sehen. Beide Papiere müssen denselben Sachverhalt beschreiben; Abweichungen zwischen ihnen sind ein häufiger Grund für Rückfragen und kosten Wochen.
Ein unterschriebener Arbeitsvertrag ist für den Antrag nicht zwingend — ein konkretes, verbindliches Arbeitsplatzangebot genügt. In der Praxis ist ein unterschriebener Vertrag trotzdem der glattere Weg, weil er im Visumverfahren ohnehin verlangt wird.
Was in der Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis steht
Das Formular ist in Abschnitte gegliedert: Angaben zum Arbeitgeber, Angaben zum Arbeitnehmer und Angaben zur Beschäftigung. Der dritte Abschnitt ist der, den die Bundesagentur prüft.
| Angabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Betriebsnummer des Arbeitgebers | Wird von der Bundesagentur vergeben; ohne sie fehlt die Zuordnung des Betriebs |
| Genaue Tätigkeitsbezeichnung | Muss zu dem passen, was der Bewerber tatsächlich tun soll — nicht die Wunschbezeichnung aus der Anzeige |
| Arbeitsort | Vollständige Anschrift. Wechselnde Einsatzorte gehören ausdrücklich hinein |
| Beginn und gegebenenfalls Ende | Bei Befristung Datum oder voraussichtliche Dauer und der Befristungsgrund |
| Wöchentliche Arbeitszeit | Als Zahl. „Nach Bedarf“ oder „Vollzeit“ reicht nicht |
| Bruttoarbeitsentgelt | Monatlich oder je Stunde, mit Zuschlägen und Sonderzahlungen getrennt ausgewiesen |
| Urlaubsanspruch | In Werk- oder Arbeitstagen |
| Tarifbindung | Ob ein Tarifvertrag gilt und welcher |
Die Betriebsnummer besorgt man am besten vorher
Betriebe, die zum ersten Mal jemanden aus dem Ausland einstellen, haben oft eine Betriebsnummer, kennen sie aber nicht. Sie steht in den Meldungen zur Sozialversicherung. Wer sie erst beim Ausfüllen sucht, verliert Tage — und zwar am Anfang des Verfahrens, wo sie am meisten wehtun.
Die Zahlen müssen zueinander passen
Der häufigste Fehler ist keiner der Rechtsauslegung, sondern der Arithmetik. Die Bundesagentur rechnet den Stundenlohn aus dem Monatslohn und der vereinbarten Wochenarbeitszeit aus. Wer die drei Angaben unabhängig voneinander einträgt, produziert oft einen Stundenlohn unter der zulässigen Grenze, ohne es zu bemerken.
Die Umrechnung erfolgt über den Faktor 4,33 — die durchschnittliche Zahl der Wochen im Monat. Ein Beispiel: 2.400 Euro brutto im Monat bei 40 Wochenstunden ergeben 2.400 geteilt durch (40 mal 4,33), also rund 13,86 Euro je Stunde. Das liegt unter dem allgemeinen Mindestlohn von 13,90 Euro — der Antrag wäre angreifbar, obwohl der Monatslohn auf den ersten Blick auskömmlich wirkt.
Dieselbe Rechnung rückwärts: Bei 40 Wochenstunden und 13,90 Euro liegt der rechnerische Monatslohn bei rund 2.407 Euro. Wer aufrundet und 2.450 einträgt, hat Luft und muss nicht nachbessern, sobald der Mindestlohn steigt.
Zuschläge zählen nicht als Grundlohn
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sowie Aufwandsentschädigungen füllen die Lücke zum Mindestlohn nicht. Der Grundlohn selbst muss die Grenze erreichen; Zuschläge kommen darauf.
Mindestlohn, Branchenmindestlohn, Tarif
Der allgemeine gesetzliche Mindestlohn ist die absolute Untergrenze. In einigen Branchen liegt darüber ein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn, der auch für nicht tarifgebundene Betriebe gilt. Genau dort entstehen die Fehler, weil der Betrieb den allgemeinen Mindestlohn im Kopf hat.
| Bereich | Untergrenze je Stunde |
|---|---|
| Allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn | 13,90 € |
| Gebäudereinigung, Lohngruppe 1 (Innen- und Unterhaltsreinigung) | 15,00 € |
| Bauhauptgewerbe, Lohngruppe 1 (Werker) | 15,86 € |
| Betriebe mit Tarifbindung | Der Tariflohn der einschlägigen Gruppe, auch wenn er höher liegt |
Was nicht vom Lohn abgezogen werden darf
Unterkunft, Fahrten, Arbeitskleidung, Vermittlungskosten: In der Praxis wird häufig geplant, das alles später vom Lohn einzubehalten. Dafür gibt es Grenzen, und sie sind enger als gedacht.
§ 107 der Gewerbeordnung verlangt, dass das Arbeitsentgelt in Euro berechnet und ausgezahlt wird. Sachbezüge sind zwar zulässig, wenn sie dem Interesse des Arbeitnehmers oder der Eigenart des Arbeitsverhältnisses entsprechen — ihr Gesamtwert darf aber die Pfändungsfreigrenze des Arbeitsentgelts nicht übersteigen. Waren auf Kredit sind ausgeschlossen; bei Warengabe ist höchstens der Selbstkostenpreis anzurechnen.
Für den Mindestlohn gilt zusätzlich: Er ist der Betrag, der beim Beschäftigten ankommen muss. Ein Abzug, der den ausgezahlten Lohn unter die Grenze drückt, macht aus einer gültigen Vereinbarung eine unzulässige.
- Unterkunft: Abzug nur in den Grenzen des § 107 GewO und nur, wenn er im Vertrag steht
- Vermittlungskosten: nicht abziehen — sie trägt der Arbeitgeber, siehe die Regeln der §§ 296, 297 SGB III
- Arbeitskleidung und Schutzausrüstung: trägt der Betrieb, hier ist kein Abzug zulässig
- Reisekosten für die Anreise: frei vereinbar, aber sauber getrennt vom Lohn abrechnen
Was spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen muss
Unabhängig vom Zustimmungsverfahren gilt das Nachweisgesetz. Seit 2022 sind die Fristen gestuft, und die erste läuft schneller ab, als viele Betriebe erwarten.
| Frist | Was schriftlich vorliegen muss |
|---|---|
| Am ersten Arbeitstag | Name und Anschrift beider Parteien, Zusammensetzung und Fälligkeit des Arbeitsentgelts, vereinbarte Arbeitszeit |
| Bis zum siebten Kalendertag | Beginn des Arbeitsverhältnisses, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Probezeit, Regelungen zu Abrufarbeit und Überstunden |
| Innerhalb eines Monats | Urlaub, Fortbildung, betriebliche Altersversorgung, Kündigungsverfahren und Fristen, anwendbare Tarifverträge |
Der Nachweis muss verständlich sein, nicht nur vorhanden
Ein Vertrag, den der Beschäftigte nicht lesen kann, erfüllt den Zweck des Nachweisgesetzes nur formal. Eine zweisprachige Fassung ist nicht vorgeschrieben, aber sie erspart genau die Missverständnisse über Arbeitszeit und Zuschläge, aus denen später Streit entsteht.
Die Fehler, die den Antrag kosten
- Monatslohn, Wochenstunden und Stundenlohn ergeben zusammen weniger als den Mindestlohn
- Der Branchenmindestlohn wurde übersehen, weil der Betrieb nicht tarifgebunden ist
- Arbeitszeit steht als „Vollzeit“ statt als Zahl im Formular
- Die Tätigkeitsbezeichnung im Vertrag weicht von der in der Erklärung ab
- Der Arbeitsort fehlt oder ist mit dem Firmensitz verwechselt worden
- Zuschläge sind in den Grundlohn eingerechnet, um die Grenze zu erreichen
- Die Erklärung ist nicht unterschrieben oder nicht von einer vertretungsberechtigten Person
- Die Betriebsnummer fehlt
Häufige Fragen
Muss der Arbeitsvertrag schon unterschrieben sein?
Für den Antrag genügt ein konkretes, verbindliches Arbeitsplatzangebot; die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis erfüllt diesen Zweck. Da die Auslandsvertretung im Visumverfahren regelmäßig den Arbeitsvertrag sehen will, ist ein unterschriebener Vertrag der schnellere Weg.
Wie rechne ich den Stundenlohn aus dem Monatslohn aus?
Monatslohn geteilt durch das Produkt aus Wochenstunden und 4,33. Bei 2.500 Euro und 40 Wochenstunden sind das 2.500 / 173,2 = rund 14,43 Euro je Stunde. Diese Zahl muss den Mindest- oder Branchenmindestlohn erreichen.
Was ist eine Betriebsnummer und wo finde ich sie?
Eine achtstellige Nummer, die der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur vergibt und über die alle Meldungen zur Sozialversicherung laufen. Sie steht auf den Meldungen des Lohnbüros. Betriebe ohne Betriebsnummer beantragen sie beim Betriebsnummern-Service.
Dürfen wir befristet einstellen?
Ja, im Rahmen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes. Zu bedenken ist, dass die Aufenthaltserlaubnis an die Beschäftigung gebunden ist: Eine kurze Befristung führt dazu, dass die Verlängerung des Aufenthalts früh und unter Zeitdruck ansteht.
Können wir die Unterkunft vom Lohn abziehen?
Nur wenn es im Vertrag vereinbart ist und der Wert die Grenzen des § 107 GewO einhält — insbesondere darf der Gesamtwert der Sachbezüge die Pfändungsfreigrenze nicht übersteigen. Der Abzug darf außerdem nicht dazu führen, dass der Mindestlohn unterschritten wird.
Was passiert, wenn sich der Lohn nach der Zustimmung ändert?
Eine Erhöhung ist unproblematisch. Eine Verschlechterung der Arbeitsbedingungen gegenüber der Erklärung ist es nicht: Die Zustimmung bezieht sich auf das Beschäftigungsverhältnis, wie es beschrieben wurde. Wesentliche Änderungen gehören der Ausländerbehörde gemeldet.
Muss der Vertrag zweisprachig sein?
Vorgeschrieben ist es nicht. Sinnvoll ist es trotzdem, weil der Beschäftigte den Inhalt kennen muss und weil sich damit Streit über Arbeitszeit, Zuschläge und Kündigungsfristen vermeiden lässt, bevor er entsteht.
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