Datenschutzerklärung

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wenn Sie sich bewerben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns übermitteln:

• Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnort
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Wunschberuf, Berufserfahrung, Qualifikationen, Führerscheinklassen, Sprachkenntnisse
• hochgeladene Unterlagen wie Reisepass, Lebenslauf, Führerschein, Zeugnisse
• Vertragsunterlagen: Vermittlungsvertrag und Informationsblatt, Ihr Arbeitsvertrag mit dem Arbeitgeber und der Bescheid der Bundesagentur für Arbeit (Vorabzustimmung) — jeweils auch als Scan der auf Papier unterschriebenen Fassung
• Bearbeitungsdaten: Status Ihrer Vermittlung, interne Notizen, Zeitpunkt Ihrer Einwilligung und die dabei verwendete IP-Adresse

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Arbeitsvermittlung und Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)
• Weitergabe Ihrer Unterlagen an konkrete Arbeitgeber sowie, soweit für das Verfahren erforderlich, an zuständige Stellen — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung)
• Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsabwehr der Website — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• interne Benachrichtigung über neue Bewerbungen und Anfragen per Telegram — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Einzelheiten unten)
• Reichweitenmessung mit Google Analytics, nur nach Ihrer Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

4. Empfänger

Ihre Daten erhalten ausschließlich: potenzielle Arbeitgeber in Deutschland, denen wir Sie mit Ihrer Einwilligung vorstellen; die Bundesagentur für Arbeit und die zuständige deutsche Auslandsvertretung, soweit das jeweilige Verfahren dies erfordert; sowie technische Dienstleister, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind — darunter, nur wenn Sie der Statistik zugestimmt haben, Google Ireland Limited (Google Analytics, siehe unten). Wenn Sie im Bewerberbereich Adressvorschläge nutzen, erhält Google Ireland Limited Ihre Eingabe im Adressfeld (siehe „Hosting und technische Dienstleister“). Für unsere internen Benachrichtigungen übermitteln wir ausgewählte Angaben außerdem an Telegram (siehe „Interne Benachrichtigungen über Telegram“).

5. Hosting und technische Dienstleister

• Server und Datenbank: Contabo GmbH, München. Das genutzte Rechenzentrum liegt in Frankreich, also innerhalb der Europäischen Union. Hochgeladene Dokumente werden dort verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und sind nicht über öffentliche Adressen abrufbar.
• E-Mail-Versand: Resend, Inc. (USA). Übermittelt werden Empfängeradresse und Inhalt der jeweiligen E-Mail. Grundlage sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
• Netzwerk und Bot-Schutz: Cloudflare, Inc. Verarbeitet werden Verbindungsdaten wie IP-Adresse und Browserkennung, um Angriffe und automatisierte Zugriffe abzuwehren.
• Online-Zahlung von Rechnungen (Arbeitgeber und – wenn vereinbart ist, dass die vermittelte Person zahlt – Bewerberinnen und Bewerber): Stripe Payments Europe, Limited (Irland). Wer eine Rechnung über den Zahllink bezahlt, gibt die Zahlungsdaten direkt bei Stripe ein; wir erhalten nur Betrag, Währung, Zahlungsart, Zeitpunkt und eine Kennung der Zahlung. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung (Datenschutzhinweise: stripe.com/privacy); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Adressvorschläge im Bewerberbereich und im Adminbereich: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Google Maps Platform, Places API). Wenn Sie im Feld „Anschrift im Heimatland“ tippen, schickt unser Server den getippten Text, die Sprache der Seite und eine zufällige Sitzungskennung an Google, um Vorschläge anzuzeigen; wählen Sie einen Vorschlag, fragen wir die Teile dieser Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land) ab. Ihre IP-Adresse, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse gehen dabei nicht an Google — der Abruf läuft über unseren Server. Den Suchtext speichern und protokollieren wir nicht; gespeichert wird nur die Anschrift, die Sie übernehmen. Die Anschrift können Sie jederzeit auch ganz von Hand eintragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Vermittlung) und lit. f (fehlerfreie Anschriften). Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen; sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy

6. Interne Benachrichtigungen über Telegram

Damit neue Bewerbungen und Anfragen ohne Verzögerung bearbeitet werden, meldet unser System bestimmte Vorgänge über einen eigenen Telegram-Bot an die Geschäftsleitung von Hirenord und — nur bei Bewerbungen — an einzelne Mitarbeiter, die diese Bewerbungen ohnehin im Adminbereich sehen dürfen. Anbieter des Messengers ist die Telegram FZ-LLC, Dubai (Vereinigte Arabische Emirate). Die Nachrichten werden über die Server von Telegram übertragen und dort gespeichert; sie sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Übermittelt werden nur diese Angaben:

• Neue Bewerbung über das Formular: Referenznummer, Vor- und Nachname, Wunschberuf und Bereich, Herkunftsland, Wohnort, Deutschkenntnisse, Führerscheinklassen, Telefon- und gegebenenfalls WhatsApp-Nummer, E-Mail-Adresse, ob ein Lebenslauf beigefügt ist, gegebenenfalls die Referenz der Stelle und der Eingangszeitpunkt.
• Bewerbung auf eine weitere Stelle im Bewerberbereich: Referenznummer, Name, Stelle, Herkunftsland, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ob ein Lebenslauf vorliegt.
• Anfragen und Registrierungen von Arbeitgebern: Firmenname, Name der Ansprechperson, Bedarf (Anzahl und Beruf), Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse; bei Anfragen zusätzlich die Nachricht (gekürzt), bei Registrierungen die Art der eingereichten Nachweise.
• Rückmeldungen aus dem Arbeitgeber-Bereich: ob ein vorgestellter Bewerber zur Stelle passt oder nicht — mit Name und Referenznummer des Bewerbers, Firma, Stelle und dem Namen der Person, die bei der Firma entschieden hat; ebenso, wenn wir eine solche Entscheidung zurücknehmen.
• Ablauf nach der Annahme durch eine Firma: dass die Firma einen Bewerber angenommen hat, der Stand von Dienstleistungs- und Arbeitsvertrag, unsere Freigabe und der Stand der Vorabzustimmung — mit Name und Referenznummer des Bewerbers, Firma, Stelle und dem Namen der Person, die bei der Firma angenommen hat; nie Kontaktdaten, Geburtsdatum oder Passdaten.
• Eingänge aus dem Arbeitgeber-Bereich: das Hochladen einer Vorabzustimmung (Name und Referenznummer des Bewerbers, Firma, Stelle, Seitenzahl) sowie Stellenmeldungen, Änderungswünsche, Nachrichten und Änderungsanträge von Firmen — dabei nur Firmenname, Referenz und Stellenbezeichnung bzw. die Namen der geänderten Felder, nie der Inhalt.
• Bei jeder dieser Meldungen, die einen Bewerber betrifft, zusätzlich der Stand der Bewerberakte: ob sie vollständig ist oder welche Unterlagen bzw. Angaben noch fehlen (nur die Bezeichnungen, etwa „Reisepass-Kopie“ oder „Geburtsort“, nie deren Inhalt); außerdem eine Meldung mit Name und Referenznummer, sobald eine Akte vollständig ist.
• Einmal täglich eine Zusammenfassung, die nur Zahlen enthält.
• Abruf durch Mitarbeiter (seit 21.10.2026): Mitarbeiter von Hirenord, die mit ihrem Mitarbeiterkonto für den Bot freigeschaltet sind, können dort Firmen und Bewerber suchen und eine Übersicht abrufen — nur mit den Rechten, die sie auch im Adminbereich haben. Bei Bewerbern: Referenznummer, Name, Herkunftsland, Wunschberuf, Deutschkenntnisse, Führerscheinklassen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bearbeitungsstand, Stand der Akte (nur die Bezeichnungen fehlender Teile) und laufende Vermittlungen mit Firma und Phase. Bei Firmen: Name, Referenz, Ort, Ansprechperson, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Prüfstand, Stand des Dienstleistungsvertrags, Zahl der laufenden Vorgänge und Kandidaten sowie offene Rechnungen. Bei einzelnen Vermittlungsvorgängen: eine Vorgangsübersicht mit Referenznummer, Name und Herkunftsland des Bewerbers, Firma und Stelle sowie dem Stand von Arbeitsvertrag, Dienstleistungsvertrag, Vorabzustimmung und Visum. Über den Bot können diese Mitarbeiter außerdem fehlende Unterlagen anfordern, eine Firma freischalten oder eine Rechnung als bezahlt eintragen; jeder Abruf einer Bewerber- oder Vorgangsübersicht und jede dieser Aktionen wird wie im Adminbereich protokolliert.
• Rechnungen an Firmen und an Bewerberinnen und Bewerber: neue Rechnung, Zahlungseingang, Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie Hinweise auf Doppel- oder Fehlzahlungen — mit Rechnungsnummer, Firmenname bzw. Name der Bewerberin oder des Bewerbers und Kundennummer (Referenz), Betrag, Fälligkeit, Zahlungsweg (Überweisung oder Stripe) und gegebenenfalls Kennung und Art der Stripe-Zahlung; einmal täglich die Liste der offenen und überfälligen Rechnungen mit denselben Angaben.

Über Telegram gehen keine Dateien — weder Lebenslauf noch Reisepass, Verträge, Vorabzustimmung oder andere Unterlagen — und weder Geburtsdatum noch Passnummer, auch nicht beim Abruf durch Mitarbeiter. Die Nachrichten enthalten nur Links in unseren geschützten Adminbereich, der eine Anmeldung mit Zwei-Faktor-Bestätigung verlangt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Bewerbungen und Anfragen schnell zu bearbeiten — auch in Ihrem Interesse, weil Stellen oft nur kurz offen sind. Für die Vereinigten Arabischen Emirate gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, und Telegram bietet weder Standardvertragsklauseln noch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an; geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO bestehen deshalb nicht. Es besteht das Risiko, dass Ihre Daten dort nicht dasselbe Schutzniveau genießen wie in der EU und dass Sie Ihre Rechte gegenüber Telegram schwerer durchsetzen können. Wir beschränken die Übermittlung deshalb auf die oben genannten Angaben und stützen sie, soweit sie der Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder Anfrage dient, auf Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Die Nachrichten bleiben bei Telegram gespeichert, bis sie im Chat gelöscht werden. Wir löschen sie dort spätestens drei Monate nach Eingang, auf Ihren Wunsch auch früher. Bearbeitet wird jeder Vorgang ausschließlich im Adminbereich; dort gelten die Fristen unter „Speicherdauer“. Datenschutzhinweise von Telegram: telegram.org/privacy

Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen, etwa per E-Mail an kontakt@hirenord.com; dann löschen wir die Nachrichten zu Ihrer Person in den Chats.

7. Cookies und Einwilligung

Wir speichern Informationen auf Ihrem Gerät nur, soweit das für den Betrieb der Seite unbedingt erforderlich ist. Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei:

• hn_applicant, hn_employer — Anmeldung in Ihrem Bereich. Ohne diese Cookies bleibt der Bereich verschlossen. Laufzeit: bis zur Abmeldung, längstens 30 Tage. Nur auf dem Server lesbar (HttpOnly), nur über HTTPS.
• hn_staff, hn_staff_ablauf — Anmeldung unserer Mitarbeiter im internen Bereich. Laufzeit: 60 Minuten ohne Tätigkeit, längstens 12 Stunden ab der Anmeldung. hn_staff ist nur auf dem Server lesbar (HttpOnly); hn_staff_ablauf enthält nur den Ablaufzeitpunkt, damit die Seite rechtzeitig darauf hinweisen kann. Nur über HTTPS.
• hn_consent — Ihre Cookie-Entscheidung selbst, damit wir Sie nicht erneut fragen. Laufzeit: 12 Monate.
• Cloudflare Turnstile — Abwehr automatisierter Anfragen an unsere Formulare. Wir betreiben es ohne Zugangs-Cookie (clearance_level „no_clearance“); es dient allein der Sicherheit und nicht der Wiedererkennung zu Werbezwecken.

Alles, was darüber hinausgeht — Reichweitenmessung und die Auswertung von Anzeigen — läuft ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Vorher wird kein entsprechendes Skript geladen. Sind solche Dienste eingerichtet, fragen wir Sie beim ersten Besuch; Ablehnen ist dabei genauso einfach wie Zustimmen.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile jeder Seite. Den Zeitpunkt Ihrer Entscheidung speichern wir, um sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen zu können.

8. Reichweitenmessung mit Google Analytics

Wenn Sie unter „Cookie-Einstellungen“ der Statistik zustimmen, nutzen wir Google Analytics 4, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Zweck: zu erkennen, welche Seiten unserer öffentlichen Website aufgerufen werden und an welcher Stelle Besucher sie verlassen, um das Angebot zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

• Verarbeitet werden: die aufgerufene und die vorherige Seite, jeweils ohne Adresszusätze (keine Suchparameter, keine Codes aus Bestätigungslinks), der Seitentitel, der Zeitpunkt, Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerät, Bildschirmgröße und Sprache sowie der ungefähre Standort (Land, Region), den Google aus der IP-Adresse ableitet. Die IP-Adresse selbst wird nach Angaben von Google in Google Analytics 4 nicht gespeichert.
• Google Analytics läuft nur auf den öffentlichen Seiten — nie im Bewerberbereich, im Arbeitgeber-Bereich, im Adminbereich oder auf der Bestätigungsseite. Wir übermitteln keine Namen, E-Mail-Adressen oder Kundenkennungen an Google; Google Signals und die Nutzung für personalisierte Werbung sind abgeschaltet.
• Cookies: _ga und _ga_<Kennung> unterscheiden Besucher pseudonym über eine Zufallskennung. Laufzeit: bis zu 2 Jahre. Die Ereignisdaten werden in Google Analytics nach 2 Monaten automatisch gelöscht.
• Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen; sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist, sowie auf Standardvertragsklauseln.

Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile. Ab dann sendet die Seite nichts mehr an Google, und die Google-Analytics-Cookies werden gelöscht. Weitere Informationen in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy

9. Speicherdauer

Bewerberdaten löschen oder anonymisieren wir spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine Vermittlung zustande gekommen ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Kommt eine Vermittlung zustande, gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen. Haben Sie einen Vermittlungsvertrag oder die Kenntnisnahme des Informationsblatts unterschrieben, bewahren wir die unterschriebene Fassung und den Unterschriftsnachweis (Name, Zeitpunkt, IP-Adresse) als Handelsbrief bis zu sechs Jahre nach Ende des Kalenderjahres auf (§ 257 HGB) — auch wenn es zu keiner Vermittlung kam. Dasselbe gilt für den Scan Ihres unterschriebenen Arbeitsvertrags: er belegt, dass ein Vergütungsanspruch entstanden ist (§ 296 Abs. 2 SGB III); gehört er zu einer Rechnung, gilt die steuerliche Frist von zehn Jahren. Alle übrigen Daten werden in diesem Fall trotzdem gelöscht. Benachrichtigungen über Telegram löschen wir spätestens drei Monate nach Eingang (siehe oben). Sie können die Löschung jederzeit früher verlangen.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an kontakt@hirenord.com.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

11. Erforderlichkeit der Angaben

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne die für eine Bewerbung notwendigen Angaben und ohne Ihre Einwilligung in die Weitergabe an Arbeitgeber können wir Sie allerdings nicht vermitteln.