Mitarbeiter aus Kosovo einstellen: Voraussetzungen und Ablauf

Kosovarische Staatsangehörige können über die Westbalkanregelung (§ 26 Abs. 2 BeschV) in Deutschland jede Beschäftigung aufnehmen — ohne anerkannten Berufsabschluss. Der Arbeitgeber braucht dafür ein konkretes Arbeitsplatzangebot und die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit; der Bewerber beantragt anschliessend bei der deutschen Botschaft in Pristina das Visum. Ein zusätzliches Anerkennungsverfahren ist für Helfer- und Anlerntätigkeiten nicht erforderlich.

Rechtsstand 1. September 2026. Das Kontingent liegt bei 50.000 Zustimmungen im Jahr (§ 26 Abs. 2 BeschV). Eine Halbierung auf 25.000 steht im Koalitionsvertrag, ist aber nicht geltendes Recht. Führerschein: § 29 Abs. 1 und Anlage 11 FeV, geprüft am 15. September 2026. · Mit KI-Unterstützung erstellt, redaktionell geprüft

Was Kosovo von den anderen Ländern unterscheidet

Rechtlich nichts — Kosovo ist eines der sechs Länder der Westbalkanregelung, und für die Zustimmung gelten dieselben Voraussetzungen wie für Albanien oder Serbien. Praktisch gibt es zwei Unterschiede, die für Arbeitgeber zählen.

Erstens: Das Kontingent von 50.000 Zustimmungen ist auf Monate und Staatsangehörigkeiten aufgeteilt. Wie schnell der Anteil eines Landes ausgeschöpft ist, schwankt.

Zweitens: Der Führerschein. Kosovo steht seit dem 1. Juni 2022 in Anlage 11 FeV; kosovarische Fahrerlaubnisse der dort genannten Klassen werden ohne theoretische und praktische Prüfung umgeschrieben. Für Führerscheine, die vor dem 1. März 2018 ausgestellt wurden, holt die Behörde über das Kraftfahrt-Bundesamt eine Auskunft über Besitz und Gültigkeit ein. Für Fahrerstellen ist das die erste Frage, nicht die letzte.

Führerschein: das Ausstellungsdatum erfragen

Kosovo und Albanien stehen seit dem 1. Juni 2022 in Anlage 11 FeV; die dort genannten Klassen werden ohne Prüfung umgeschrieben, nur für albanische Führerscheine der Klasse AM ist eine praktische Prüfung vorgesehen. Bei kosovarischen Dokumenten vor dem 1. März 2018 und albanischen vor dem 24. Januar 2017 holt die Behörde über das Kraftfahrt-Bundesamt eine Auskunft über Besitz und Gültigkeit ein. Wer eine Fahrerstelle besetzt, sollte das Ausstellungsdatum im ersten Gespräch erfragen.

Was der Arbeitgeber vorbereitet

Ein konkretes Arbeitsplatzangebot oder einen unterschriebenen Arbeitsvertrag mit Lohn, Arbeitszeit, Urlaub und Tätigkeitsbeschreibung
Die Prüfung, ob der angebotene Lohn dem entspricht, was ein vergleichbarer inländischer Beschäftigter bekommt — einschliesslich Branchenmindestlohn
Den Antrag auf Vorabzustimmung bei der ZAV, sobald der Vertrag steht
Eine Antwort auf die Wohnungsfrage: nicht Pflicht, aber der Punkt, an dem Zusagen am häufigsten scheitern

Was der Bewerber vorbereitet

Der Terminengpass bei der Botschaft ist der langsamste Teil des Verfahrens und der einzige, den weder Arbeitgeber noch Vermittler beschleunigen können. Deshalb wird bei uns die Vorabzustimmung parallel betrieben und nicht danach.

Gültiger Reisepass mit ausreichender Restlaufzeit
Termin bei der deutschen Botschaft in Pristina für den Visumantrag
Der Nachweis, dass in den letzten 24 Monaten keine Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz bezogen wurden
Führerschein und Zeugnisse, wenn die Stelle sie verlangt — mit Übersetzung

Wo es in der Praxis hakt

Stolperstelle	Was hilft
Lohn unter Branchenmindestlohn	Vor dem Angebot prüfen: Bau 15,86 €, Gebäudereinigung 15,00 €, sonst 13,90 € als Untergrenze
Frühere Asylbewerberleistungen	Im ersten Gespräch ansprechen — der 24-Monats-Ausschluss ist absolut
Führerschein vor dem 1. März 2018 ausgestellt	Auskunft der Behörde über das Kraftfahrt-Bundesamt einplanen oder eine Stelle ohne Fahrtätigkeit wählen
Unterkunft ungeklärt	Kosten und Verfügbarkeit in die Zusage schreiben, nicht ins erste Telefonat nach der Ankunft
Unvollständige Unterlagen bei der ZAV	Lohn, Arbeitszeit und Urlaub von Anfang an vollständig angeben

Ein Fall, durchgespielt

Ein Logistikbetrieb in Nordrhein-Westfalen sucht drei Kommissionierer. Zwei Bewerber aus Kosovo passen, einer hat einen Führerschein von 2019, der andere von 2015. So läuft es ab:

Woche 1 — Vorstellungsgespräche per Video, Arbeitsverträge aufgesetzt: 39 Stunden, Lohn über dem gesetzlichen Mindestlohn, Schichtzuschläge benannt, Urlaub 26 Tage. Der 24-Monats-Ausschluss wird abgefragt: bei beiden unproblematisch.
Woche 1 — Der Betrieb stellt für beide den Antrag auf Vorabzustimmung bei der ZAV. Gleichzeitig suchen die Bewerber ihre Termine bei der Botschaft in Pristina.
Woche 2 — Rückfrage der ZAV zur Schichtzulage, weil der Vertrag sie nur pauschal nennt. Nachgereicht.
Wartezeit — Die Vorabzustimmungen liegen vor und sind neun Monate gültig. Jetzt zählt nur noch der Botschaftstermin.
Nach dem Visum — Einreise. Der Betrieb hat zwei Zimmer in einem Monteurhaus reserviert, 250 € im Monat, im Vertrag genannt. Anmeldung beim Einwohnermeldeamt in der ersten Woche, danach Konto und Steuer-ID.
Führerschein — Beide haben Klasse B, die nach Anlage 11 FeV ohne Prüfung umgeschrieben wird. Beim Dokument von 2015 holt die Behörde zusätzlich über das Kraftfahrt-Bundesamt eine Auskunft über Besitz und Gültigkeit ein; weil die Stelle keine Fahrtätigkeit verlangt, ist das kein Hindernis, sondern eine Sache für später.

Was diesen Fall glattgehen liess

Drei Dinge, alle in Woche eins erledigt: der 24-Monats-Ausschluss abgefragt, die Vorabzustimmung parallel zur Terminsuche beantragt, die Unterkunft mit Preis im Vertrag. Wo es hakt, fehlt fast immer eines dieser drei.

Was der Mitarbeiter den Betrieb wirklich kostet

Der Stundenlohn ist nicht die Kostengrösse. Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung — 2026 rund 21 Prozent — sowie die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage. Insgesamt liegen die Lohnnebenkosten üblicherweise bei 21 bis 25 Prozent.

Ein Rechenbeispiel mit einer runden Zahl, damit es nachvollziehbar bleibt. Es ist ein Beispiel, keine Angabe zu einer konkreten Stelle — der Zusatzbeitrag der Krankenkasse und die Umlagesätze unterscheiden sich.

Position	Beispiel bei 15,00 € und 39 Stunden
Bruttolohn im Monat	rund 2.540 €
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung, rund 21 %	rund 535 €
Umlagen U1, U2, Insolvenzgeld	je nach Betrieb ein niedriger dreistelliger Betrag
Monatliche Personalkosten	grob 3.100 bis 3.200 €
Einmalig: Vermittlungsvergütung	nur wenn die Firma sie übernimmt — sonst trägt sie der Bewerber; was gilt, steht vorher im Vertrag
Gegenrechnung: Unterkunftsanteil	wenn eine Werkswohnung gestellt wird, mindert der vereinbarte Abzug die Nettoauszahlung, nicht die Personalkosten

Was in den Arbeitsvertrag gehört

Der Vertrag wird von der Bundesagentur gelesen, von der Auslandsvertretung, von der Ausländerbehörde — und vom Bewerber, oft mit Übersetzungsprogramm. Was unklar formuliert ist, erzeugt an mindestens einer dieser Stellen eine Rückfrage.

Tätigkeit konkret, nicht nur die Berufsbezeichnung
Bruttolohn je Stunde oder Monat, mit Angabe der Wochenarbeitszeit
Zuschläge einzeln: Nacht, Sonntag, Feiertag, Schicht — pauschale Formulierungen erzeugen Rückfragen
Urlaubstage im Jahr
Probezeit und Kündigungsfristen
Wenn eine Unterkunft gestellt wird: monatlicher Betrag und wie lange sie zur Verfügung steht
Beginn als Datum oder als klar beschriebener Zeitpunkt nach Einreise

Häufige Fragen

Muss ich als Arbeitgeber nachweisen, dass ich niemanden im Inland gefunden habe?

Derzeit nicht. Die Vorrangprüfung ist gesetzlich vorgesehen (§ 26 Abs. 2 Satz 1 BeschV), seit dem 3. November 2023 aber ausgesetzt (Weisung 202311002 der Bundesagentur für Arbeit). Ob sie wieder aufgenommen wird, ist offen. Geprüft wird dagegen weiterhin, ob die Arbeitsbedingungen denen eines vergleichbaren inländischen Beschäftigten entsprechen.

Wie lange dauert es vom Vertrag bis zum ersten Arbeitstag?

Das hängt überwiegend am Visumtermin, und der schwankt. Eine belastbare Zahl können wir aus zwei Gründen nicht nennen: Wir sind seit kurzem am Markt und veröffentlichen keine Erfahrungswerte, die wir nicht selbst erhoben haben. Sobald wir genug eigene Fälle haben, steht die Zahl hier — mit Datum.

Kann ich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einstellen?

Ja. Jeder Fall wird einzeln geprüft und zählt einzeln gegen das Kontingent, aber es gibt keine Obergrenze je Arbeitgeber. In der Praxis ist es einfacher, mehrere Verfahren parallel zu betreiben als nacheinander — die Unterlagen sind bis auf die Person identisch.

Brauchen die Mitarbeiter Deutschkenntnisse?

Die Westbalkanregelung verlangt kein Sprachniveau. Der Arbeitsplatz verlangt eines, und das ist die ehrlichere Frage. Für Lager und Produktion reicht meist A1 bis A2, im Service oder mit Kundenkontakt sollte man B1 fordern — sonst geht der Mitarbeiter nach drei Monaten wieder.

Was kostet mich ein Mitarbeiter im Monat insgesamt?

Zum Bruttolohn kommen rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie die Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeld; zusammen üblicherweise 21 bis 25 Prozent Lohnnebenkosten. Bei 15,00 € und 39 Stunden landet man grob bei 3.100 bis 3.200 € Personalkosten im Monat. Das ist ein Beispiel — der Zusatzbeitrag der Krankenkasse und die Umlagesätze unterscheiden sich je Betrieb.

Muss ich eine Unterkunft stellen?

Rechtlich nicht. Praktisch entscheidet dieser Punkt häufiger über den Erfolg als der Lohn: Ohne deutsche Bonitätsnachweise ist der freie Wohnungsmarkt für Neuankömmlinge in Ballungsräumen faktisch verschlossen, und ohne Meldeadresse steht die ganze Kette bis zur Lohnabrechnung.

Kann ich den Mitarbeiter zunächst befristet einstellen?

Ja, eine Befristung ist möglich; sie muss den allgemeinen arbeitsrechtlichen Anforderungen genügen. Zu bedenken ist, dass die Aufenthaltserlaubnis an die Beschäftigung gebunden ist — läuft die Befristung aus, entfällt die Grundlage. Für beide Seiten ist ein unbefristeter Vertrag mit Probezeit meist der sauberere Weg.

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Bereit für den nächsten Schritt?

Bewerbung oder Personalanfrage — beides dauert wenige Minuten. Wir melden uns, sobald wir etwas Passendes haben.

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