Mitarbeiter aus Kosovo einstellen: Voraussetzungen und Ablauf
Kosovarische Staatsangehörige können über die Westbalkanregelung (§ 26 Abs. 2 BeschV) in Deutschland jede Beschäftigung aufnehmen — ohne anerkannten Berufsabschluss. Der Arbeitgeber braucht dafür ein konkretes Arbeitsplatzangebot und die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit; der Bewerber beantragt anschliessend bei der deutschen Botschaft in Pristina das Visum. Ein zusätzliches Anerkennungsverfahren ist für Helfer- und Anlerntätigkeiten nicht erforderlich.
Rechtsstand 1. September 2026. Das Kontingent liegt bei 50.000 Zustimmungen im Jahr (§ 26 Abs. 2 BeschV). Eine Halbierung auf 25.000 steht im Koalitionsvertrag, ist aber nicht geltendes Recht.
Was Kosovo von den anderen Ländern unterscheidet
Rechtlich nichts — Kosovo ist eines der sechs Länder der Westbalkanregelung, und für die Zustimmung gelten dieselben Voraussetzungen wie für Albanien oder Serbien. Praktisch gibt es zwei Unterschiede, die für Arbeitgeber zählen.
Erstens: Das Kontingent von 50.000 Zustimmungen ist auf Monate **und Staatsangehörigkeiten** aufgeteilt. Wie schnell der Anteil eines Landes ausgeschöpft ist, schwankt.
Zweitens: Der Führerschein. Kosovarische Fahrerlaubnisse werden seit dem 1. Juni 2022 nach Anlage 11 FeV umgeschrieben — bei Ausstellungsdatum ab dem 1. März 2018 ohne theoretische oder praktische Prüfung. Bei älteren Dokumenten kommt eine Prüfung dazu. Für Fahrerstellen ist das die erste Frage, nicht die letzte.
Führerschein: der Stichtag entscheidet
Kosovo: ausgestellt ab 1. März 2018 — Umschreibung ohne Prüfung. Albanien: ab 24. Januar 2017. Beide Länder stehen seit dem 1. Juni 2022 in Anlage 11 FeV. Wer eine Fahrerstelle besetzt, sollte das Ausstellungsdatum im ersten Gespräch erfragen.
Was der Arbeitgeber vorbereitet
- Ein konkretes Arbeitsplatzangebot oder einen unterschriebenen Arbeitsvertrag mit Lohn, Arbeitszeit, Urlaub und Tätigkeitsbeschreibung
- Die Prüfung, ob der angebotene Lohn dem entspricht, was ein vergleichbarer inländischer Beschäftigter bekommt — einschliesslich Branchenmindestlohn
- Den Antrag auf Vorabzustimmung bei der ZAV, sobald der Vertrag steht
- Eine Antwort auf die Wohnungsfrage: nicht Pflicht, aber der Punkt, an dem Zusagen am häufigsten scheitern
Was der Bewerber vorbereitet
Der Terminengpass bei der Botschaft ist der langsamste Teil des Verfahrens und der einzige, den weder Arbeitgeber noch Vermittler beschleunigen können. Deshalb wird bei uns die Vorabzustimmung parallel betrieben und nicht danach.
- Gültiger Reisepass mit ausreichender Restlaufzeit
- Termin bei der deutschen Botschaft in Pristina für den Visumantrag
- Der Nachweis, dass in den letzten 24 Monaten keine Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz bezogen wurden
- Führerschein und Zeugnisse, wenn die Stelle sie verlangt — mit Übersetzung
Wo es in der Praxis hakt
| Stolperstelle | Was hilft |
|---|---|
| Lohn unter Branchenmindestlohn | Vor dem Angebot prüfen: Bau 15,86 €, Gebäudereinigung 15,00 €, sonst 13,90 € als Untergrenze |
| Frühere Asylbewerberleistungen | Im ersten Gespräch ansprechen — der 24-Monats-Ausschluss ist absolut |
| Führerschein vor 2018 ausgestellt | Prüfung einplanen oder eine Stelle ohne Fahrtätigkeit wählen |
| Unterkunft ungeklärt | Kosten und Verfügbarkeit in die Zusage schreiben, nicht ins erste Telefonat nach der Ankunft |
| Unvollständige Unterlagen bei der ZAV | Lohn, Arbeitszeit und Urlaub von Anfang an vollständig angeben |
Ein Fall, durchgespielt
Ein Logistikbetrieb in Nordrhein-Westfalen sucht drei Kommissionierer. Zwei Bewerber aus Kosovo passen, einer hat einen Führerschein von 2019, der andere von 2015. So läuft es ab:
- **Woche 1** — Vorstellungsgespräche per Video, Arbeitsverträge aufgesetzt: 39 Stunden, Lohn über dem gesetzlichen Mindestlohn, Schichtzuschläge benannt, Urlaub 26 Tage. Der 24-Monats-Ausschluss wird abgefragt: bei beiden unproblematisch.
- **Woche 1** — Der Betrieb stellt für beide den Antrag auf Vorabzustimmung bei der ZAV. Gleichzeitig suchen die Bewerber ihre Termine bei der Botschaft in Pristina.
- **Woche 2** — Rückfrage der ZAV zur Schichtzulage, weil der Vertrag sie nur pauschal nennt. Nachgereicht.
- **Wartezeit** — Die Vorabzustimmungen liegen vor und sind sechs Monate gültig. Jetzt zählt nur noch der Botschaftstermin.
- **Nach dem Visum** — Einreise. Der Betrieb hat zwei Zimmer in einem Monteurhaus reserviert, 250 € im Monat, im Vertrag genannt. Anmeldung beim Einwohnermeldeamt in der ersten Woche, danach Konto und Steuer-ID.
- **Führerschein** — Der Bewerber mit dem Dokument von 2019 schreibt ohne Prüfung um. Der mit 2015 braucht eine Prüfung; weil die Stelle keine Fahrtätigkeit verlangt, ist das kein Hindernis, sondern eine Sache für später.
Was diesen Fall glattgehen liess
Drei Dinge, alle in Woche eins erledigt: der 24-Monats-Ausschluss abgefragt, die Vorabzustimmung parallel zur Terminsuche beantragt, die Unterkunft mit Preis im Vertrag. Wo es hakt, fehlt fast immer eines dieser drei.
Was der Mitarbeiter den Betrieb wirklich kostet
Der Stundenlohn ist nicht die Kostengrösse. Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung — 2026 rund **21 Prozent** — sowie die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage. Insgesamt liegen die Lohnnebenkosten üblicherweise bei 21 bis 25 Prozent.
Ein Rechenbeispiel mit einer runden Zahl, damit es nachvollziehbar bleibt. **Es ist ein Beispiel, keine Angabe zu einer konkreten Stelle** — der Zusatzbeitrag der Krankenkasse und die Umlagesätze unterscheiden sich.
| Position | Beispiel bei 15,00 € und 39 Stunden |
|---|---|
| Bruttolohn im Monat | rund 2.540 € |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung, rund 21 % | rund 535 € |
| Umlagen U1, U2, Insolvenzgeld | je nach Betrieb ein niedriger dreistelliger Betrag |
| **Monatliche Personalkosten** | **grob 3.100 bis 3.200 €** |
| Einmalig: Vermittlungsvergütung | wird mit uns vereinbart und steht im Vertrag mit der Firma |
| Gegenrechnung: Unterkunftsanteil | wenn eine Werkswohnung gestellt wird, mindert der vereinbarte Abzug die Nettoauszahlung, nicht die Personalkosten |
Was in den Arbeitsvertrag gehört
Der Vertrag wird von der Bundesagentur gelesen, von der Auslandsvertretung, von der Ausländerbehörde — und vom Bewerber, oft mit Übersetzungsprogramm. Was unklar formuliert ist, erzeugt an mindestens einer dieser Stellen eine Rückfrage.
- Tätigkeit konkret, nicht nur die Berufsbezeichnung
- Bruttolohn je Stunde oder Monat, mit Angabe der Wochenarbeitszeit
- Zuschläge einzeln: Nacht, Sonntag, Feiertag, Schicht — pauschale Formulierungen erzeugen Rückfragen
- Urlaubstage im Jahr
- Probezeit und Kündigungsfristen
- Wenn eine Unterkunft gestellt wird: monatlicher Betrag und wie lange sie zur Verfügung steht
- Beginn als Datum oder als klar beschriebener Zeitpunkt nach Einreise
Häufige Fragen
Muss ich als Arbeitgeber nachweisen, dass ich niemanden im Inland gefunden habe?
Derzeit nicht. Die Vorrangprüfung ist seit dem 3. November 2023 ausgesetzt. Ob sie wieder aufgenommen wird, ist offen. Geprüft wird dagegen weiterhin, ob die Arbeitsbedingungen denen eines vergleichbaren inländischen Beschäftigten entsprechen.
Wie lange dauert es vom Vertrag bis zum ersten Arbeitstag?
Das hängt überwiegend am Visumtermin, und der schwankt. Eine belastbare Zahl können wir aus zwei Gründen nicht nennen: Wir sind seit kurzem am Markt und veröffentlichen keine Erfahrungswerte, die wir nicht selbst erhoben haben. Sobald wir genug eigene Fälle haben, steht die Zahl hier — mit Datum.
Kann ich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einstellen?
Ja. Jeder Fall wird einzeln geprüft und zählt einzeln gegen das Kontingent, aber es gibt keine Obergrenze je Arbeitgeber. In der Praxis ist es einfacher, mehrere Verfahren parallel zu betreiben als nacheinander — die Unterlagen sind bis auf die Person identisch.
Brauchen die Mitarbeiter Deutschkenntnisse?
Die Westbalkanregelung verlangt kein Sprachniveau. Der Arbeitsplatz verlangt eines, und das ist die ehrlichere Frage. Für Lager und Produktion reicht meist A1 bis A2, im Service oder mit Kundenkontakt sollte man B1 fordern — sonst geht der Mitarbeiter nach drei Monaten wieder.
Was kostet mich ein Mitarbeiter im Monat insgesamt?
Zum Bruttolohn kommen rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie die Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeld; zusammen üblicherweise 21 bis 25 Prozent Lohnnebenkosten. Bei 15,00 € und 39 Stunden landet man grob bei 3.100 bis 3.200 € Personalkosten im Monat. Das ist ein Beispiel — der Zusatzbeitrag der Krankenkasse und die Umlagesätze unterscheiden sich je Betrieb.
Muss ich eine Unterkunft stellen?
Rechtlich nicht. Praktisch entscheidet dieser Punkt häufiger über den Erfolg als der Lohn: Ohne deutsche Bonitätsnachweise ist der freie Wohnungsmarkt für Neuankömmlinge in Ballungsräumen faktisch verschlossen, und ohne Meldeadresse steht die ganze Kette bis zur Lohnabrechnung.
Kann ich den Mitarbeiter zunächst befristet einstellen?
Ja, eine Befristung ist möglich; sie muss den allgemeinen arbeitsrechtlichen Anforderungen genügen. Zu bedenken ist, dass die Aufenthaltserlaubnis an die Beschäftigung gebunden ist — läuft die Befristung aus, entfällt die Grundlage. Für beide Seiten ist ein unbefristeter Vertrag mit Probezeit meist der sauberere Weg.
Weiterlesen
- Westbalkanregelung: Arbeitskräfte ohne Berufsabschluss einstellen
- Vorabzustimmung der Bundesagentur: Verfahren, Fristen, Unterlagen
- Der Arbeitsvertrag, dem die Bundesagentur zustimmt
- Deutschkenntnisse im Betrieb: was nötig ist und was der Betrieb auffangen muss
- Unterkunft und Ankunft: die ersten Wochen in Deutschland
Bereit für den nächsten Schritt?
Bewerbung oder Personalanfrage — beides dauert wenige Minuten. Wir melden uns, sobald wir etwas Passendes haben.