Pflichten nach der Einreise: Betriebsnummer, SV-Meldung, Krankenkasse

Warum die Staatsangehörigkeit für die Meldung keine Rolle spielt

Die Vorschriften über die Versicherungspflicht gelten für alle Personen, die im Geltungsbereich des Sozialgesetzbuchs beschäftigt sind (§ 3 SGB IV). Ein Schweißer aus Albanien und eine Küchenhilfe aus Kosovo werden also über dasselbe Verfahren gemeldet wie eine Kollegin mit deutschem Pass. Über die Versicherungspflicht und die Beitragshöhe entscheidet die Einzugsstelle (§ 28h SGB IV).

Anders kann es bei grenzüberschreitenden Einsätzen liegen, etwa wenn Beschäftigte eines ausländischen Unternehmens nur zeitweise in Deutschland arbeiten. Ob dann deutsches Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist, beurteilen die Einzugsstelle beziehungsweise der zuständige Versicherungsträger im Einzelfall. Wer aus Albanien oder Kosovo mit einem Arbeitsvertrag bei Ihnen einreist und bei Ihnen arbeitet, ist dagegen der Normalfall: Beschäftigung in Deutschland, Meldung in Deutschland.

In welcher Reihenfolge gehen Sie vor?

Die Schritte bauen aufeinander auf. Ohne Betriebsnummer lässt sich keine Meldung übermitteln, ohne gewählte Krankenkasse fehlt die Einzugsstelle.

• Unternehmensnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers bereithalten: Sie gehört zu den Angaben, die der Betriebsnummern-Service für den Antrag abfragt.
• Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen, falls Ihr Betrieb noch keine hat.
• Aufenthaltstitel ansehen: Erlaubt er die Erwerbstätigkeit, und mit welchen Beschränkungen (§ 4a AufenthG)?
• Krankenkasse klären: Der Beschäftigte übt sein Wahlrecht durch Erklärung gegenüber der gewählten Kasse aus (§ 175 SGB V).
• Anmeldung zur Sozialversicherung elektronisch an die Einzugsstelle übermitteln (§ 28a SGB IV).
• Wohnsitz bei der Meldebehörde anmelden — innerhalb von zwei Wochen nach Einzug (§ 17 BMG).
• Beitragsnachweis und Beitragszahlung nach den Terminen des § 23 SGB IV einplanen.

Betriebsnummer: Wer sie vergibt und was der Antrag verlangt

Die achtstellige Betriebsnummer vergibt der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Sie wird online beantragt, und zwar erst ab der Beschäftigung der ersten Arbeitnehmerin oder des ersten Arbeitnehmers; grundsätzlich wird sie nur vergeben, wenn sie für eine Meldung zur Sozialversicherung gebraucht wird. Den Antrag stellt der Arbeitgeber selbst oder eine bevollmächtigte Stelle, zum Beispiel die Steuerberatung.

Für den Antrag werden unter anderem die Betriebsbezeichnung und die Anschrift des Beschäftigungsbetriebs benötigt, also des Ortes, an dem tatsächlich gearbeitet wird, sowie die Unternehmensnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers. Niederlassungen in unterschiedlichen Gemeinden sind eigenständige Beschäftigungsbetriebe: je Gemeinde mindestens eine Betriebsnummer. Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeiter in einer Filiale in einer anderen Gemeinde einsetzen, gehört in die Meldung die Betriebsnummer dieses Betriebs. Änderungen der Betriebsdaten und eine dauerhafte Beendigung sind dem Betriebsnummern-Service unverzüglich mitzuteilen.

Ohne Krankenkasse keine Anmeldung

Zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist die Krankenkasse, bei der die Krankenversicherung durchgeführt wird (§ 28i SGB IV). Das Wahlrecht übt der Beschäftigte durch Erklärung gegenüber der gewählten Kasse aus; die gewählte Kasse darf die Mitgliedschaft nicht ablehnen. An die Wahl besteht grundsätzlich eine Bindung; Kündigung, Fristen und Ausnahmen regelt § 175 SGB V — Einzelheiten klären Sie mit der Kasse.

Die Meldung zur Sozialversicherung: Frist, Weg, Versicherungsnummer

Den Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung melden Sie mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn. Für das Ende der Beschäftigung gilt ebenfalls eine Frist von sechs Wochen (§ 28a SGB IV). Die Anmeldung läuft über den Meldegrund 10 (Beginn der Beschäftigung).

Gemeldet wird ausschließlich über gesicherten, verschlüsselten Datenaustausch aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen. Versicherungsnummer und Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs sind für die maschinelle Zuordnung erforderlich. Wer kein Lohnprogramm nutzt, kann das SV-Meldeportal als Ausfüllhilfe verwenden; es rechnet keine Entgelte ab, dient nur Meldungen, Beitragsnachweisen und Bescheinigungen, die Registrierung läuft in der Regel über das Unternehmenskonto beziehungsweise ein ELSTER-Organisationszertifikat, und für Arbeitgeber ist die Nutzung entgeltpflichtig.

Bei einer ersten Beschäftigung in Deutschland liegt oft noch keine Versicherungsnummer vor. Bei Aufnahme der ersten Beschäftigung wird der Versicherungsnummernachweis in der Regel automatisch mit der Anmeldung durch den Arbeitgeber erstellt und versandt. Kann keine Versicherungsnummer übermittelt werden, ist der Nachweis vorzulegen beziehungsweise die Vergabe zu beantragen. Die Versicherungsnummer wird nur einmal vergeben und ändert sich nicht.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Betrieb zu den Wirtschaftsbereichen gehört, für die § 28a SGB IV zusätzlich eine Sofortmeldung vorsieht. Der Katalog steht im Gesetz; Bau, Gastgewerbe, Transport und Gebäudereinigung sind Beispiele für Branchen, in denen diese Frage regelmäßig auftaucht, die Einordnung Ihres Betriebs nehmen Sie anhand der gesetzlichen Regelung vor.

Beiträge und Beitragsnachweis: welche Termine gelten

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag umfasst die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung einschließlich Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil. Er ist in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird; ein verbleibender Restbetrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Zulässig ist auch die Zahlung in Höhe der Beiträge des Vormonats (§ 23 SGB IV).

Den Beitragsnachweis übermitteln Sie zwei Arbeitstage vor Fälligkeit per Datenübertragung an die Einzugsstelle. Fehlt er, darf die Einzugsstelle die Beiträge schätzen. Welche Folgen eine verspätete Zahlung im Einzelfall hat, entscheidet die Einzugsstelle.

Was parallel läuft: Wohnsitz, Aufenthaltstitel, Unterlagen am Arbeitsplatz

Wer eine Wohnung bezieht, hat sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der Meldebehörde anzumelden; vorzulegen sind ein Ausweisdokument und die Bestätigung des Wohnungsgebers (§ 17, § 19 BMG). Wenn Ihr Betrieb die Unterkunft stellt, sind Sie Wohnungsgeber und müssen den Einzug bestätigen. Wie sich die ersten Wochen organisieren lassen, steht in unserem Beitrag zu Unterkunft und Ankunft.

Beschäftigen dürfen Sie nur mit einem Aufenthaltstitel, der die Erwerbstätigkeit erlaubt; aus dem Titel muss hervorgehen, ob und mit welchen Beschränkungen sie erlaubt ist (§ 4a AufenthG). Beim elektronischen Aufenthaltstitel sind die Nebenbestimmungen auf dem Chip gespeichert und auf einem Zusatzblatt abgedruckt — steht auf der Karte ein Verweis auf das Zusatzblatt, sehen Sie sich dieses Blatt an. Bei Kontrollen müssen Ausländerinnen und Ausländer Pass oder Passersatz und den Aufenthaltstitel mitführen und der Zollverwaltung auf Verlangen vorlegen; mitgeführt heißt, dass die Papiere am Kontrollort unmittelbar einsehbar sind. Ob und wann Sie die Ausländerbehörde über eine vorzeitig beendete Beschäftigung informieren müssen, klären Sie mit der zuständigen Behörde.

Wer übernimmt welchen Schritt?

Hirenord ist eine private Personalvermittlung und keine Behörde. Wir gewinnen Kandidaten in Albanien und Kosovo, wählen vor, prüfen grundlegende Bewerberunterlagen, organisieren Gespräche, unterstützen bei Arbeitsvertrag und Beschäftigungsunterlagen, bei der Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis, im Vorabzustimmungsverfahren und bei der Vorbereitung der Einreise. Über die Zustimmung entscheidet die Bundesagentur für Arbeit, über das Visum die zuständige deutsche Auslandsvertretung.

Die Meldungen zur Sozialversicherung, den Beitragsnachweis und die Entgeltabrechnung macht Ihr Betrieb oder Ihr Lohnbüro — das sind Arbeitgeberpflichten und bleiben es. Die Vermittlung zahlt in aller Regel der Arbeitgeber als Provision je vermitteltem Arbeitnehmer; die Höhe hängt vom Umfang ab, wird vorher schriftlich vereinbart, und der Anspruch entsteht erst mit dem Arbeitsvertrag. Worauf es beim Vertrag ankommt, lesen Sie unter Arbeitsvertrag für die Zustimmung. Wenn Sie Personal aus Albanien oder Kosovo suchen, können Sie sich als Arbeitgeber registrieren und Ihren Bedarf beschreiben.