Mitarbeiter ohne Deutschkenntnisse einarbeiten: was im Betrieb funktioniert

Was der Arbeitsschutz verlangt, wenn ein neuer Mitarbeiter kein Deutsch spricht

Unterwiesen wird vor Aufnahme der Tätigkeit — auch ohne gemeinsame Sprache. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz, ausgerichtet auf den Arbeitsplatz und den Aufgabenbereich. Genannte Zeitpunkte sind die Einstellung, Veränderungen im Aufgabenbereich sowie die Einführung neuer Arbeitsmittel oder neuer Technologie.

Für Arbeitsmittel und für Gefahrstoffe gehen die Verordnungen einen Schritt weiter. Die Betriebssicherheitsverordnung und die Gefahrstoffverordnung fordern eine schriftliche Betriebsanweisung in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache. Die Unterweisung selbst muss bei Gefahrstoffen ebenfalls in verständlicher Form und Sprache erfolgen. Rechtsstand 1. September 2026.

Wie Sie diese Verständlichkeit herstellen, schreibt keine Vorschrift vor. Dass Sie sie herstellen, ist Pflicht. Die Grundlage im EU-Recht ist Artikel 12 der Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie: Jeder Arbeitnehmer erhält eine auf seinen Arbeitsplatz ausgerichtete, angemessene Unterweisung.

Muss die Betriebsanweisung für Mitarbeiter ohne Deutschkenntnisse übersetzt werden?

Der Verordnungstext verlangt keine Übersetzung in eine bestimmte Muttersprache, sondern eine verständliche Form und Sprache. Maßstab ist also nicht das Dokument, sondern die Person, die davorsteht. Eine Übersetzung ist ein Weg dorthin. Einfache Sätze, Fotos vom eigenen Arbeitsplatz und Piktogramme sind weitere.

Bei Gefahrstoffen kommt hinzu, dass die schriftliche Betriebsanweisung am Arbeitsplatz zugänglich sein muss. Eine Datei im Büroordner erfüllt das nicht, wenn die Beschäftigten an der Maschine stehen. Ob eine konkrete Lösung im Betrieb ausreicht, beurteilt im Streitfall die zuständige Aufsichtsbehörde. Rechtsstand 1. September 2026; dieser Text ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung.

Hinweis: Die Pflicht bleibt beim Betrieb, der Weg ist frei

Womit lässt sich unterweisen, wenn keine gemeinsame Sprache da ist?

Für die Unterweisung ohne gemeinsame Sprache kommen Mittel infrage, die nicht auf Text angewiesen sind. Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz stellt dafür die Napo-Filme bereit. Sie sind bewusst sprachfrei gestaltet, damit Menschen unterschiedlicher Herkunft und Sprache sie verstehen, und ausdrücklich für berufliche Schulungen und Gruppengespräche gedacht. Weitere Materialien der Agentur liegen in mehreren Sprachen vor.

Im Betrieb selbst helfen Mittel, die man zeigen statt erklären kann:

• Vormachen und nachmachen lassen, Handgriff für Handgriff, statt eines Vortrags
• Fotos und Piktogramme direkt an Maschine, Regal und Gefahrstoffschrank
• sprachfreie oder mehrsprachige Filme zu Schutzausrüstung und typischen Gefährdungen
• einen gemeinsamen Rundgang: Fluchtwege, Sammelplatz, Erste-Hilfe-Material und Notausschalter ablaufen
• kurze Sätze ohne Redewendungen, ein Arbeitsschritt pro Satz
• eine feste Ansprechperson je Schicht, die der neue Mitarbeiter mit Namen kennt

Wiederholung und Nachweis: was bei der Unterweisung festzuhalten ist

Nach der Betriebssicherheitsverordnung sind Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Die Unterweisung erfolgt vor der Verwendung der Arbeitsmittel und danach in regelmäßigen Abständen, mindestens einmal jährlich. Für Gefahrstoffe gilt ebenfalls eine mündliche, arbeitsplatzbezogene Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich. Rechtsstand 1. September 2026.

Eine Unterschrift ist ein Nachweis über die Teilnahme, kein Nachweis über das Verstehen. Wer ohne gemeinsame Sprache unterweist, kann das Verstehen nur sichtbar machen. Lassen Sie den Arbeitsschritt zeigen statt beschreiben. Fragen Sie nach einzelnen Punkten, nicht nach „Alles klar?“.

Deutsch am Arbeitsplatz aufbauen: die Berufssprachkurse des BAMF

Berufssprachkurse des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge bauen auf den Integrationskursen auf und können direkt beim Arbeitgeber vor Ort stattfinden. Es gibt sie in Vollzeit und berufsbegleitend in Teilzeit, in Präsenz und virtuell. Den Kostenbeitrag kann laut BAMF der Arbeitgeber übernehmen.

Für den Einstieg beschreibt das BAMF den Job-Berufssprachkurs als arbeitsplatzbezogenes Format mit kurzer Laufzeit, nach Angaben des Amtes mit 100 bis 150 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten (abgerufen am 18. September 2026). Zu den Inhalten zählen betriebliche Kommunikation mit Praxisbezug, etwa Arbeitsaufträge bestätigen, Besprechungen und die Sicherheitsunterweisung. Vorgesehen ist auch eine Mitwirkung des Betriebs, zum Beispiel durch Freistellung oder eine Hospitation der Lehrkraft.

Voraussetzung ist eine Teilnahmeberechtigung. Diese stellen das BAMF oder die Agentur für Arbeit aus, und die Entscheidung darüber trifft allein die jeweilige Stelle. Welches Sprachniveau für welche Tätigkeit realistisch ist, ordnet unser Ratgeber zu Deutschkenntnissen im Betrieb ein.

Wer entscheidet über eine Förderung der Weiterbildung Beschäftigter?

Über eine Förderung entscheidet die Agentur für Arbeit. Die Bundesagentur für Arbeit informiert Unternehmen auf ihrer Seite zur Förderung von Weiterbildung über Zuschüsse zu Lehrgangskosten und über einen möglichen Zuschuss zum Arbeitsentgelt für weiterbildungsbedingte Ausfallzeiten. Verbindliche Auskunft für Ihren Betrieb gibt der Arbeitgeber-Service der zuständigen Agentur.

Klären Sie vor Beginn einer Maßnahme, ob sie förderfähig ist und welche Unterlagen die Agentur erwartet. Für die Qualifizierung mehrerer Beschäftigter stellt die Bundesagentur ein Sammelantragsverfahren bereit. Eine Zusage können weder Sie noch ein Dienstleister vorwegnehmen.

Was Sie vor dem ersten Arbeitstag einer Kraft aus Albanien oder Kosovo klären

Die Einarbeitung beginnt mit Dingen, die nichts mit Sprache zu tun haben. Wer die neue Kraft am ersten Tag empfängt, wo sie sich umzieht, welche Schutzausrüstung bereitliegt und wie sie zur Schicht kommt — das entscheidet über die ersten Wochen. Zur Ankunft, zum Wohnen und zu den ersten Behördengängen finden Sie Hinweise unter Unterkunft und Ankunft.

Hirenord vermittelt Arbeitnehmer aus Albanien und Kosovo an Arbeitgeber in Deutschland. Zu den Leistungen für Arbeitgeber gehören die Vorauswahl geeigneter Bewerber, die Organisation von Bewerbungsgesprächen, Unterstützung bei Arbeitsverträgen und Beschäftigungsunterlagen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung der Einreise. Über die Zustimmung entscheidet die Bundesagentur für Arbeit, über das Visum die zuständige deutsche Auslandsvertretung. Den Ablauf davor beschreibt die Seite zur Westbalkanregelung.

Wenn Sie Personal aus Albanien oder Kosovo suchen und die Einarbeitung von Anfang an mitplanen wollen, können Sie sich als Arbeitgeber registrieren.