Pflichtangaben im Arbeitsvertrag: Nachweisgesetz beim Einsatz einer Kraft aus dem Ausland

Gilt das Nachweisgesetz auch für Beschäftigte aus Albanien und Kosovo?

Für Beschäftigte aus Albanien und Kosovo gilt das Nachweisgesetz genauso wie für alle anderen Arbeitnehmer. § 1 NachwG knüpft an die Arbeitnehmereigenschaft an, nicht an die Staatsangehörigkeit. Eine Sonderregel oder eine Ausnahme für Drittstaatsangehörige enthält das Gesetz nicht. Wer in Deutschland bei Ihnen arbeitet, erhält denselben Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen wie eine inländische Kraft.

Hintergrund ist die Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen. Sie verlangt, dass Beschäftigte die wesentlichen Elemente ihres Arbeitsverhältnisses in Textform erfahren. Das deutsche Nachweisgesetz in seiner heutigen Fassung setzt diese Vorgaben um. Rechtsstand: 1. September 2026; die Angaben sind allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Welche Angaben gehören in den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen?

Den Katalog der wesentlichen Vertragsbedingungen führt § 2 Absatz 1 Nachweisgesetz auf. Er reicht von den Vertragsparteien bis zum Kündigungsverfahren. Für eine Kraft aus dem Ausland gilt derselbe Katalog wie bei jeder anderen Einstellung in Deutschland.

• Name und Anschrift der Vertragsparteien sowie Beginn des Arbeitsverhältnisses
• bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort; wird nicht nur an einem Ort gearbeitet, der Hinweis, dass an verschiedenen Orten beschäftigt wird oder der Arbeitsort frei gewechselt werden kann
• kurze Beschreibung der Tätigkeit
• Dauer einer vereinbarten Probezeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Überstundenvergütung und Zuschlägen sowie deren Fälligkeit
• vereinbarte Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit das Schichtsystem
• Vereinbarungen zur Arbeit auf Abruf und zur Anordnung von Überstunden
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• ein etwaiger Anspruch auf Fortbildung
• Versorgungsträger einer betrieblichen Altersversorgung
• Kündigungsverfahren einschließlich Schriftformerfordernis und Fristen
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Wortlaut und Reihenfolge der einzelnen Nummern stehen im Gesetzestext zu § 2 NachwG. Prüfen Sie Ihre Vertragsvorlage Punkt für Punkt gegen diesen Katalog.

Reicht für den Nachweis eine E-Mail, oder braucht es eine unterschriebene Fassung?

Grundform ist die unterschriebene Niederschrift: Der Arbeitgeber legt die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich nieder, unterzeichnet sie und händigt sie der beschäftigten Person aus. § 2 Absatz 1 Nachweisgesetz lässt daneben die Textform zu, also ein lesbares Dokument ohne eigenhändige Unterschrift. Die elektronische Übermittlung ist an Bedingungen geknüpft.

• Das Dokument muss für die beschäftigte Person zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein.
• Der Arbeitgeber muss sie auffordern, einen Empfangsnachweis zu übermitteln.

Für Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt diese Erleichterung nicht. Dort bleibt es bei der unterzeichneten Niederschrift. Genannt sind in dieser Vorschrift unter anderem Logistik und Transport einschließlich plattformbasierter Lieferdienste sowie die Fleischwirtschaft. Die vollständige Liste der Branchen steht im Gesetzestext und sollte vor jeder Einstellung geprüft werden.

Bis wann muss der Nachweis der Arbeitsbedingungen vorliegen?

Die Nachweisfristen sind gestaffelt. Ein Teil der Angaben muss spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen. Weitere Angaben sind spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Die übrigen Angaben folgen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn.

Welche Nummer des Katalogs in welche Stufe fällt, regelt § 2 Absatz 1 Satz 9 Nachweisgesetz. Diese Fristen gelten gegenüber der beschäftigten Person. Mit Bearbeitungszeiten von Behörden im Zustimmungs- oder Visumverfahren haben sie nichts zu tun.

Zusätzliche Angaben kommen hinzu, wenn die Kraft von Deutschland aus länger als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland arbeiten soll. Dann sind vor der Abreise unter anderem das Land und die geplante Dauer der Tätigkeit, die mit dem Auslandsaufenthalt verbundenen Geld- oder Sachleistungen und die Bedingungen einer Rückkehr auszuhändigen. Für den Regelfall, die Beschäftigung im Inland, gilt diese Zusatzpflicht nicht.

Arbeitsvertrag und Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis sind zwei getrennte Pflichten

Der Nachweis nach dem Nachweisgesetz richtet sich an die beschäftigte Person, die Auskunft nach dem Aufenthaltsgesetz an die Bundesagentur für Arbeit. Für die Zustimmung zur Beschäftigung hat der Arbeitgeber der Bundesagentur Auskunft über das Beschäftigungsverhältnis zu geben, insbesondere zu Arbeitsentgelt, Arbeitszeiten und sonstigen Arbeitsbedingungen (§ 39 AufenthG). Maßstab ist dort unter anderem, dass die Person nicht zu ungünstigeren Arbeitsbedingungen als vergleichbare inländische Arbeitnehmer beschäftigt wird.

Abgefragt werden die Eckdaten über das Formular Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis der Bundesagentur. Die dort verlangten Angaben decken sich weitgehend mit dem, was auch im Vertrag steht. Worauf es bei der Vertragsgestaltung ankommt, behandelt der Beitrag Der Arbeitsvertrag, dem die Bundesagentur zustimmt. Zum vorgelagerten Verfahren finden Sie Einzelheiten unter Vorabzustimmung der Bundesagentur.

Muss der Arbeitsvertrag für eine Kraft aus dem Ausland übersetzt werden?

Eine Übersetzungspflicht enthält das Nachweisgesetz nicht. Der Gesetzestext verlangt weder eine Fremdsprachenfassung noch eine beglaubigte Übersetzung. Eine verständliche Fassung in der Sprache der beschäftigten Person kann trotzdem sinnvoll sein. Sie beugt Streit über Arbeitszeit, Zuschläge und Kündigungsfristen vor.

Für die Arbeitnehmerüberlassung gilt eine eigene Regel. Nach § 11 AÜG richtet sich der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz. Nichtdeutsche Leiharbeitnehmer erhalten das Merkblatt der Erlaubnisbehörde auf Verlangen in ihrer Muttersprache, die Kosten trägt der Verleiher.

Welches Arbeitsrecht bei einer Beschäftigung in Deutschland anzuwenden ist, erklärt der Beitrag Arbeitsvertrag Albanien: Welches Recht gilt?.

Was gilt bei späteren Änderungen und was droht bei fehlendem Nachweis?

Ändern sich wesentliche Vertragsbedingungen, ist das der beschäftigten Person spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem die Änderung wirksam wird (§ 3 NachwG). Die Mitteilungspflicht entfällt, wenn Sie einen schriftlichen Änderungsvertrag aushändigen oder ihn in Textform nach § 2 Absatz 1 Satz 2 NachwG übermitteln. Sie entfällt ebenso bei Änderungen von Gesetzen, Tarifverträgen sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen. Für eine Kraft aus dem Ausland gilt das genauso wie für alle anderen Beschäftigten.

Wer den Nachweis nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig erteilt, handelt ordnungswidrig (§ 4 NachwG). Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße geahndet werden. Den genauen Tatbestandskatalog und den Bußgeldrahmen finden Sie im Gesetzestext.

Bewerberinnen und Bewerber sollten für einen Arbeitsvertrag oder eine Vermittlung kein Geld im Voraus zahlen. Angebote, die vorab Geld für die Zusage einer Stelle verlangen, sollten Sie kritisch prüfen. Wenn Sie Personal aus Albanien oder Kosovo suchen und Unterstützung bei Vertrag und Beschäftigungsunterlagen wünschen, können Sie sich als Arbeitgeber registrieren.