Lohnabrechnung verstehen: welche Zeilen die Zuschläge zeigen und wie Sie Wochenendstunden prüfen

Welche Angaben muss eine Lohnabrechnung in Deutschland enthalten?

Die Lohnabrechnung muss in Textform vorliegen und den Abrechnungszeitraum sowie die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ausweisen. Zur Zusammensetzung gehören Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen und sonstigen Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge sowie Abschlagszahlungen und Vorschüsse (§ 108 GewO). Die Entgeltbescheinigungsverordnung nennt die Mindestangaben im Einzelnen.

• Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum der beschäftigten Person
• Versicherungsnummer und Beginn der Beschäftigung
• bescheinigter Abrechnungszeitraum und die Zahl der darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
• Bezeichnung und Betrag sämtlicher Bezüge und Abzüge einzeln nach Art, jeweils mit der Angabe, ob sie laufend oder einmalig sind
• Gesamtbruttoentgelt, die gesetzlichen Abzüge und das Nettoentgelt als Differenz

Daraus ergibt sich die Lesereihenfolge jeder Abrechnung: Kopfdaten, Bezüge einzeln, Gesamtbrutto, Abzüge, Netto. Wer seine erste Abrechnung in Deutschland in der Hand hält, arbeitet sie am besten in genau dieser Reihenfolge durch. Die Pflicht zur Abrechnung entfällt, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat.

Wo auf der Lohnabrechnung stehen die Zuschläge und wie heißen diese Zeilen?

Zuschläge erscheinen im Block der Bezüge, getrennt vom Grundlohn und mit eigenem Betrag. Die Entgeltbescheinigungsverordnung verlangt Bezeichnung und Betrag sämtlicher Bezüge einzeln nach Art. Sie verlangt außerdem die Angabe, ob ein Bezug sich auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Sozialversicherungsbruttoentgelt und das Gesamtbruttoentgelt auswirkt.

An diesen Kennzeichen erkennen Sie, warum ein Zuschlag zwar im Gesamtbrutto auftaucht, das Steuerbrutto aber nicht erhöht. Ein Grundlohn, ein Nachtzuschlag und ein Sonntagszuschlag gehören damit in drei verschiedene Zeilen, nicht in eine Summe.

Warum ist ein Zuschlag auf der Lohnabrechnung als steuerfrei gekennzeichnet und ein anderer nicht?

Der Vermerk steuerfrei geht auf das Einkommensteuergesetz zurück. Zuschläge, die neben dem Grundlohn für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden, bleiben steuerfrei, soweit sie bestimmte Anteile des Grundlohns nicht übersteigen (§ 3b EStG). Grundlohn ist dabei der laufende Arbeitslohn, der für die regelmäßige Arbeitszeit zusteht, umgerechnet in einen Stundenlohn.

• 25 Prozent für Nachtarbeit, unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen 40 Prozent für Arbeit zwischen 0 und 4 Uhr
• 50 Prozent für Sonntagsarbeit
• 125 Prozent für gesetzliche Feiertage und für den 31. Dezember ab 14 Uhr
• 150 Prozent für den 24. Dezember ab 14 Uhr, den 25. und 26. Dezember sowie den 1. Mai

Der Samstag kommt in dieser Aufzählung nicht vor. Wochenende ist kein einheitlicher Rechtsbegriff: Ein Samstagszuschlag wird steuerlich nicht wie ein Sonntagszuschlag behandelt. Wie weit die steuerfreien Grenzen reichen, steht ausführlich unter Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlag.

Nachtarbeit im Steuerrecht und Nachtzeit im Arbeitszeitgesetz: zwei verschiedene Begriffe

Erster Prüfschritt: Steht der Wochenendzuschlag überhaupt in Ihrem Arbeitsvertrag?

Ein Zuschlag entsteht nicht durch die Lohnabrechnung, sondern durch Vertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Der Arbeitgeber muss in die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts aufnehmen. Dazu zählen die Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen, jeweils getrennt anzugeben, nebst Fälligkeit und Art der Auszahlung (§ 2 NachwG).

Lesen Sie deshalb zuerst den Vertrag und erst danach die Abrechnung. Eine Zuschlagszeile ohne vertragliche Grundlage und eine vertragliche Zusage ohne Zeile sind zwei verschiedene Probleme. Welche Angaben ein Arbeitsvertrag enthalten muss, steht unter Pflichtangaben im Arbeitsvertrag.

Zweiter Prüfschritt: Stimmen die abgerechneten Stunden mit den Zeitaufzeichnungen überein?

Die Gegenprobe zur Lohnabrechnung ist die Arbeitszeitaufzeichnung, nicht das Gedächtnis. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 ArbZG). In den Bereichen mit besonderen mindestlohnrechtlichen Pflichten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags.

Führen Sie zusätzlich eine eigene einfache Liste. So vergleichen Sie Ihre Wochenendstunden Zeile für Zeile mit der Abrechnung.

• Datum, Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags notieren, besonders an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen
• Stundenzettel, Dienstplan oder Ausdruck der Zeiterfassung aufheben
• die Summe mit der Stundenangabe und dem Abrechnungszeitraum auf der Lohnabrechnung vergleichen
• prüfen, ob für die Sonntags- oder Nachtstunden eine eigene Zuschlagszeile erscheint

Welche Unterlagen im Betrieb vorliegen müssen, zeigt auch die Seite zur Zollkontrolle und Arbeitszeitaufzeichnung.

Die Wochenendstunden fehlen auf der Abrechnung: was jetzt zu tun ist

Sprechen Sie zuerst die Abrechnungsstelle oder die Führungskraft im Betrieb an, mit Datum, Uhrzeiten und Ihrer eigenen Aufzeichnung. Eine mögliche Erklärung ist ein Arbeitszeitkonto. Stunden über die vertraglich geschuldete Arbeitszeit hinaus dürfen dort eingestellt werden, wenn die Führung des Kontos schriftlich vereinbart ist. Nach den Angaben der Zollverwaltung dürfen monatlich höchstens 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit eingestellt werden, und der Ausgleich durch bezahlte Freizeit oder Zahlung muss spätestens zwölf Kalendermonate nach der Erfassung erfolgen.

Beim Zahlungszeitpunkt hilft die Fälligkeitsregel: Der Mindestlohn ist zum vereinbarten Zeitpunkt zu zahlen, spätestens am letzten Bankarbeitstag des Monats, der auf den Monat der Arbeitsleistung folgt. Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 13,90 Euro brutto je Stunde (Rechtsstand 1. September 2026). Ob und wie einzelne Zulagen und Zuschläge auf den Mindestlohn angerechnet werden, hängt vom Einzelfall ab; die Zollverwaltung führt dazu eine eigene Fachseite.

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung prüft die Zahlung des Mindestlohns und verfolgt Verstöße. Hinweise nimmt das zuständige Hauptzollamt schriftlich oder telefonisch entgegen, auch anonym. Den eigenen Zahlungsanspruch müssen Beschäftigte jedoch selbst gegenüber dem Arbeitgeber durchsetzen. Der Zoll zahlt kein Geld aus.

Betriebe, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Albanien oder Kosovo einstellen und den Lohn von Anfang an sauber dokumentieren wollen, können sich als Arbeitgeber registrieren.