Neuer Mitarbeiter ohne Steuer-ID: Lohnabrechnung, ELStAM und Steuerklasse VI

Darf ich einen neuen Mitarbeiter ohne Steuer-ID überhaupt abrechnen?

Ja, ein neuer Mitarbeiter ohne Steuer-ID kann abgerechnet werden. Das Einkommensteuergesetz sagt dem Betrieb genau, wie er in diesem Fall rechnet.

Teilt der Arbeitnehmer Identifikationsnummer und Tag der Geburt nicht mit, oder lehnt das Bundeszentralamt für Steuern die Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ab, ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln (§ 39c EStG). ELStAM sind diese elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale: die Steuerklasse und, in den Klassen I bis IV, die Zahl der Kinderfreibeträge. Sie werden automatisiert gebildet und zum Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt.

Steuerklasse VI trifft den Beschäftigten hart. Der Lohn wird ohne die üblichen Freibeträge besteuert, netto bleibt im ersten Monat spürbar weniger. Verloren ist das Geld nicht: Liegen die Merkmale später vor, ist die Lohnsteuerermittlung der vorangegangenen Monate zu überprüfen und erforderlichenfalls zu ändern.

Steuerklasse VI sofort oder drei Monate voraussichtliche Merkmale: was unterscheidet die beiden Wege?

Die drei Kalendermonate sind eine gesetzliche Frist, keine Bearbeitungsdauer einer Behörde. Sie laufen unabhängig davon, wie weit die Zuteilung der Nummer gediehen ist. Wer den Übergangsweg nutzt, sollte deshalb im Lohnbüro einen festen Termin setzen und vor Ablauf prüfen, ob Identifikationsnummer und Geburtstag inzwischen vorliegen.

Woher bekommt ein neu zugezogener Mitarbeiter seine Steuer-ID?

Die Steuer-Identifikationsnummer vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Jede natürliche Person erhält nur eine Nummer, und jede Nummer wird nur einmal vergeben (§ 139b AO). Die Nummer besteht aus zehn Ziffern und einer Prüfziffer; das Bundeszentralamt teilt sie dem Steuerpflichtigen mit.

Der übliche Auslöser ist die Anmeldung bei der Meldebehörde. Die Meldebehörden übermitteln dem Bundeszentralamt für Steuern Daten zum Zweck der Zuteilung, unter anderem dann, wenn eine Person angemeldet wird, der noch keine Identifikationsnummer zugeteilt wurde. Wer eine Wohnung bezieht, hat sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der Meldebehörde anzumelden (§ 17 BMG).

Für einen Betrieb, der jemanden aus dem Ausland einstellt, heißt das: Der Termin bei der Meldebehörde gehört an den Anfang. Ohne Wohnung und Anmeldung fehlt der Anstoß für die Zuteilung. Wie lange die Zuteilung dauert, lässt sich nicht allgemein sagen; darüber entscheidet die Finanzverwaltung. Was in den ersten Wochen sonst noch ansteht, steht in unserem Beitrag zu Unterkunft und Ankunft. Rechtsstand 1. September 2026.

Was muss der neue Mitarbeiter melden und was ruft der Betrieb selbst ab?

Bei Eintritt in das Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer jedem Arbeitgeber vier Angaben mitzuteilen (§ 39e EStG):

• die Identifikationsnummer
• den Tag der Geburt
• ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt
• ob und in welcher Höhe ein Freibetrag abgerufen werden soll

Den Rest holt der Betrieb selbst. Der Arbeitgeber hat die ELStAM zu Beginn des Dienstverhältnisses abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen. Für den Abruf muss er sich authentifizieren sowie die Daten des Arbeitnehmers und den Tag des Beginns des Dienstverhältnisses mitteilen. Weicht etwas ab oder werden Merkmale nicht automatisiert gebildet, bildet sie das Finanzamt als gesonderte Feststellung.

Die Steuer-ID ist nicht die Sozialversicherungsnummer. Beide Nummern kommen von verschiedenen Stellen und werden getrennt gebraucht. Die Anmeldung zur Sozialversicherung läuft deshalb eigenständig weiter, auch wenn die Steuer-ID noch aussteht.

Wann tritt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug an die Stelle des ELStAM-Abrufs?

Ist einem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer zugeteilt, hat das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen (§ 39e EStG). Sie gilt für die Dauer eines Kalenderjahres. Diese Bescheinigung tritt an die Stelle des ELStAM-Abrufs; an die Stelle der Identifikationsnummer tritt ein lohnsteuerliches Ordnungsmerkmal.

Auch der Arbeitgeber kann den Antrag stellen, wenn der Arbeitnehmer ihn dazu bevollmächtigt hat. Der Arbeitnehmer hat die Bescheinigung vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt in das Dienstverhältnis vorzulegen. Die darin ausgewiesenen Merkmale sind in das Lohnkonto zu übernehmen (§ 41 EStG).

Ob im konkreten Fall unbeschränkte Steuerpflicht vorliegt und ob die Bescheinigung erteilt wird, entscheidet das Finanzamt. Ein Betrieb kann den Antrag vorbereiten, aber das Ergebnis nicht zusagen. Solange keine Bescheinigung und keine Identifikationsnummer vorliegen, bleibt es bei den Regeln für die Abrechnung ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale.

Wofür haftet der Betrieb, wenn die Steuer-ID eines Mitarbeiters fehlt?

Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat (§ 42d EStG). Die fehlende Steuer-ID selbst löst keine Haftung aus. Das Risiko entsteht dort, wo der Betrieb deswegen falsch abrechnet oder falsch dokumentiert.

Die Haftung erfasst nach dieser Vorschrift außerdem zu Unrecht erstattete Lohnsteuer beim Lohnsteuer-Jahresausgleich und Einkommensteuer, die aufgrund fehlerhafter Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird. Soweit die Haftung reicht, sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer Gesamtschuldner. Das Betriebsstättenfinanzamt kann die Steuerschuld oder die Haftungsschuld nach pflichtgemäßem Ermessen gegenüber jedem Gesamtschuldner geltend machen.

Der Arbeitnehmer kann im Rahmen der Gesamtschuldnerschaft nur unter den dort genannten Voraussetzungen in Anspruch genommen werden, etwa wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat. Für den Betrieb folgt daraus eine einfache Linie: lieber nach der gesetzlichen Vorgabe abrechnen und später korrigieren, als eine Abrechnung auf gut Glück zu schätzen. Rechtsstand 1. September 2026.

Was gehört ins Lohnkonto und wie wird nachträglich korrigiert?

Für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ist am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen (§ 41 EStG). Die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind darin zu übernehmen. Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.

Aufzuzeichnen sind unter anderem Name, Geburtstag, Wohnort und Wohnung, die allgemeinen Besteuerungsmerkmale sowie Freibeträge mit Geltungszeitraum (§ 4 LStDV). Je Lohnabrechnung kommen dazu: Tag der Lohnzahlung, Lohnzahlungszeitraum, der Arbeitslohn getrennt nach Barlohn und Sachbezügen und die einbehaltene Lohnsteuer.

Liegen die Merkmale nach, wird korrigiert. Der Arbeitgeber ist berechtigt und unter den dort genannten Voraussetzungen auch verpflichtet, soweit es ihm wirtschaftlich zumutbar ist, bei der nächstfolgenden Lohnzahlung zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten oder noch nicht erhobene nachträglich einzubehalten (§ 41c EStG). Zeitliche Grenze ist die Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung. Welche Angaben der Arbeitsvertrag selbst enthalten muss, lesen Sie unter Pflichtangaben im Arbeitsvertrag.

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