Vorabzustimmung durch Dritte beantragen: Vollmacht, Datenschutz und was beim Betrieb bleibt

Wer beantragt die Vorabzustimmung bei der Bundesagentur für Arbeit?

Die Vorabzustimmung beantragt der Arbeitgeber. Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt den Weg über den Unternehmensaccount in ihrem Online-Portal. Die Unternehmensdaten sind dort vorbelegt. Einzutragen sind die Daten zur Person und zum Beschäftigungsverhältnis.

Nach der Erteilung leitet der Arbeitgeber die Vorabzustimmung an die künftige Arbeitskraft weiter. Dazu gehört die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis, die im eingeloggten Bereich des Portals zum Herunterladen bereitsteht. Die Arbeitskraft legt die Unterlagen dann im weiteren Verfahren vor.

Grundlage ist § 36 BeschV. Die Bundesagentur soll bereits vor dem Zustimmungsersuchen prüfen, wenn der Arbeitgeber die erforderlichen Angaben gemacht hat und das Verfahren dadurch beschleunigt wird. Ob sie zustimmt, entscheidet sie im Einzelfall. Die Schritte und Unterlagen im Überblick finden Sie im Beitrag Vorabzustimmung der Bundesagentur.

Vorabzustimmung der Bundesagentur oder der Ausländerbehörde: wen die Vollmacht betrifft

Zwei verschiedene Verfahren tragen den Namen Vorabzustimmung. Die arbeitsmarktrechtliche Vorabzustimmung erteilt die Bundesagentur für Arbeit auf Antrag des Arbeitgebers. Im Verfahren der Bundesagentur tritt der Betrieb damit selbst als Antragsteller auf.

Aufenthaltsrechtlich gibt es außerdem das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG. Dort kann der Arbeitgeber den Antrag bei der zuständigen Ausländerbehörde für die ausländische Person stellen. Zwischen Arbeitgeber und Ausländerbehörde wird dafür eine Vereinbarung geschlossen. Darin versichert der Arbeitgeber unter anderem, dass ihn die ausländische Person bevollmächtigt hat.

Klären Sie vor der ersten Unterschrift, welche Stelle über Ihren Fall entscheidet. Welche Behörde wofür zuständig ist, erklärt der Beitrag Vorabzustimmung, Zustimmung, Visum.

Was gehört in eine Vollmacht und wie weit reicht sie?

Eine Vollmacht im Sozialverwaltungsverfahren ermächtigt zu allen Verfahrenshandlungen, soweit sich aus ihrem Inhalt nichts anderes ergibt (§ 13 SGB X). Der Bevollmächtigte hat sie auf Verlangen schriftlich nachzuweisen. Ist ein Bevollmächtigter bestellt, soll sich die Behörde an ihn wenden. Sie kann sich weiter an den Beteiligten selbst wenden, soweit dieser mitwirken muss.

• Wer bevollmächtigt und wer bevollmächtigt wird, jeweils mit vollem Namen und Anschrift
• Das konkrete Verfahren und die Stelle, bei der die Vollmacht gelten soll
• Der Umfang: welche Handlungen erfasst sind und welche ausdrücklich ausgenommen bleiben
• Datum und Unterschrift der Person, die die Vollmacht erteilt
• Fragen Sie bei der zuständigen Stelle nach, ob sie eine Übersetzung der Vollmacht verlangt

Ein Widerruf der Vollmacht wird gegenüber der Behörde erst wirksam, wenn er ihr zugeht (§ 13 SGB X). Schicken Sie ihn deshalb nicht nur an den Dienstleister, sondern auch an die Stelle, die das Verfahren führt.

Darf ein Dienstleister das Vorabzustimmungsverfahren für den Betrieb führen?

Vertreten lassen kann sich ein Beteiligter im Sozialverwaltungsverfahren durch einen Bevollmächtigten (§ 13 SGB X). Dieselbe Vorschrift setzt die Grenze: Bevollmächtigte sind zurückzuweisen, wenn sie unerlaubt Rechtsdienstleistungen erbringen. Ob ein Bevollmächtigter in einem konkreten Verfahren auftreten darf, entscheidet die zuständige Behörde. Eine Zusage dafür gibt es vorab nicht.

Hirenord unterstützt Arbeitgeber beim Vorabzustimmungsverfahren und bei der Vorbereitung der Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis. Anträge stellt Hirenord im Namen des Arbeitgebers bei entsprechender Vollmacht, soweit rechtlich zulässig. Eine Rechtsberatung im Einzelfall ist das nicht. Über die Zustimmung entscheidet die Bundesagentur für Arbeit, über das Visum die zuständige deutsche Auslandsvertretung.

Wer die Vermittlung bezahlt und welche Regeln für private Vermittler gelten, steht im Beitrag Private Arbeitsvermittlung. Von Bewerberinnen und Bewerbern verlangt Hirenord keine Vorauszahlung. Verlangt ein Anbieter Geld vorab von Bewerbern, sollten Sie vorsichtig sein.

Datenschutz: Die Vollmacht ist keine Grundlage für die Datenweitergabe

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Dazu zählen die Einwilligung, die Erforderlichkeit für einen Vertrag oder für vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person sowie die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Eine Einwilligung muss freiwillig, für den bestimmten Fall, informiert und unmissverständlich erklärt werden (Art. 4 Nr. 11 DSGVO).

Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die betroffene Person ist vor der Abgabe darüber zu informieren. Der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Über die Erhebung der Daten informieren Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO.

Beauftragen Sie einen Dienstleister mit der Verarbeitung, gilt Art. 28 DSGVO. Der Vertrag muss Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegen. Dazu kommen die Art der Daten, die Kategorien betroffener Personen sowie Pflichten und Rechte des Verantwortlichen. Daten, die im Verfahren bei der Bundesagentur für Arbeit landen, unterliegen zusätzlich dem Sozialdatenschutz (§§ 67a, 67b SGB X).

Was beim Betrieb bleibt, auch wenn ein Dritter einreicht

Die Auskunft über Arbeitsentgelt, Arbeitszeiten und sonstige Arbeitsbedingungen schuldet der Arbeitgeber, auch wenn ein Dritter die Unterlagen eingereicht hat. Die Bundesagentur für Arbeit kann diese Auskunft verlangen (§ 39 Abs. 4 AufenthG). Bei saisonaler Beschäftigung kommt Auskunft über Unterkunft, Miete und Mietbedingungen hinzu. Ein Dritter kann die Angaben übermitteln; verantworten kann sie nur der Betrieb, weil nur er die Verhältnisse kennt.

Nach der Arbeitsaufnahme bleibt eine Aufbewahrungspflicht beim Arbeitgeber. Er hat für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels, der Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit oder der Bescheinigung über den Aufenthaltsstatus aufzubewahren, elektronisch oder in Papierform (§ 4a Abs. 5 AufenthG). Wer den Antrag gestellt hat, ändert daran nichts. Wie Sie die Papiere lesen, zeigt Aufenthaltstitel und Zusatzblatt.

Wie Sie die Zusammenarbeit mit einem Dritten vorbereiten

Legen Sie vor dem ersten Antrag fest, wer im Betrieb welche Angaben verantwortet. Fünf Punkte lassen sich vorab klären, bevor eine Vollmacht unterschrieben wird:

• Welche Stelle über Ihren Fall entscheidet: Bundesagentur für Arbeit, Ausländerbehörde oder Auslandsvertretung
• Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot; die Bedingungen müssen denen vergleichbarer inländischer Beschäftigter entsprechen
• Wer im Betrieb die Angaben zu Entgelt, Arbeitszeit und Arbeitsbedingungen freigibt
• Zwei getrennte Dokumente: Vollmacht für das Verfahren, Vereinbarung für die Datenverarbeitung
• Wer Zugang zum Unternehmensaccount im Portal der Bundesagentur für Arbeit hat

Wer beim Visumantrag persönlich erscheinen muss, legt die zuständige deutsche Auslandsvertretung fest. Rechnen Sie damit, dass die Arbeitskraft selbst gebraucht wird, auch wenn der Betrieb alles vorbereitet hat. Wenn Sie Bewerberinnen und Bewerber aus Albanien und Kosovo suchen und die Unterlagen begleitet haben möchten, können Sie sich als Arbeitgeber registrieren.