Vorabzustimmung online beantragen: Zugang zum Portal, Rollen im Betrieb und Vollmacht

Wo beantragen Arbeitgeber die Vorabzustimmung online?

Die Vorabzustimmung beantragen Arbeitgeber online über die eServices für Unternehmen der Bundesagentur für Arbeit. Dafür braucht der Betrieb ein Benutzerkonto; die Anmeldung dazu läuft über die Seite „Registrierung für Unternehmen“ der Bundesagentur.

Neben dem BA-Benutzerkonto bietet die Bundesagentur die Anmeldeoption „Mein Unternehmenskonto“ an. Sie beruht auf ELSTER und wird einmalig im BA-Konto hinterlegt. Welcher Weg für Ihren Betrieb passt, hängt davon ab, womit Ihre Buchhaltung ohnehin arbeitet.

Zuständig für die Vorabzustimmung ist die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit. Antragsteller ist der Arbeitgeber, nicht die Bewerberin oder der Bewerber. Das Zustimmungsverfahren der Bundesagentur ist in § 36 der Beschäftigungsverordnung geregelt. Über den Antrag entscheidet die Bundesagentur im Einzelfall. Rechtsstand 1. September 2026.

Wer im Betrieb schaltet den eService für die Vorabzustimmung frei?

Den Zugang zu einem eService vergibt im Unternehmenskonto eine Person mit administrativer Rolle. Die Bundesagentur unterscheidet dabei administrative Rollen und Funktionsrollen. Unternehmens-Admin und Gruppen-Admin sind die administrativen Rollen.

• Unternehmens-Admin: vergibt und entzieht Rollen, legt Gruppen an und bestimmt Gruppen-Admins. Die Zahl der Unternehmens-Admins ist nach Angabe der Bundesagentur nicht begrenzt.
• Gruppen-Admin: verwaltet die berechtigten Personen innerhalb seiner Gruppe und kann nur die Rollen vergeben, die dieser Gruppe zugewiesen sind.
• Funktionsrollen: bestimmen, welche Online-Services eine Person im Konto sieht und nutzen kann.
• Mehrfachzuordnung: eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig tragen, und jede Rolle kann mehrfach vergeben werden.

Welche einzelne Funktionsrolle den Antrag auf Vorabzustimmung öffnet, geht aus den öffentlichen Seiten der Bundesagentur nicht eindeutig hervor. Verlassen Sie sich deshalb auf die Rollenbeschreibung im Portal selbst. Dort nimmt der Unternehmens-Admin die Zuordnung vor und sieht, welcher Service hinter welcher Rolle liegt. Praktisch heißt das: Klären Sie vor dem ersten Antrag, wer in Ihrem Betrieb Admin ist. Ohne diese Person bleibt der eService für alle anderen unsichtbar.

Darf ein beauftragter Dritter die Vorabzustimmung mit Vollmacht beantragen?

Im Verwaltungsverfahren der Bundesagentur für Arbeit kann sich ein Beteiligter durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Der Bevollmächtigte hat die Vollmacht auf Verlangen schriftlich nachzuweisen. Sie ermächtigt zu allen das Verwaltungsverfahren betreffenden Verfahrenshandlungen, soweit ihr Inhalt nichts anderes ergibt. Das steht in § 13 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch. Rechtsstand 1. September 2026.

Eine Verwechslung kostet oft Zeit: Der Service „Vertretung für Ihr Online-Konto bevollmächtigen“ richtet sich an Privatpersonen, nicht an Unternehmen. Für Betriebe läuft die Beteiligung externer Personen über die Rollen- und Rechteverwaltung im Unternehmenskonto. Eine externe Person erhält dort also eine Rolle, keine Kontovertretung.

Hirenord stellt Anträge im Namen des Arbeitgebers, wenn eine entsprechende Vollmacht vorliegt und es rechtlich zulässig ist. Was dabei beim Betrieb bleibt und welche Daten weitergegeben werden, lesen Sie unter Vorabzustimmung durch Dritte beantragen.

Vorabzustimmung der Bundesagentur oder Vorabzustimmung im beschleunigten Fachkräfteverfahren?

Prüfen Sie vor dem ersten Schritt, welches der beiden Verfahren Sie meinen. Wer von „Vorabzustimmung online“ spricht, meint in der Regel den eService der Bundesagentur. Wer entscheidet was, ordnet die Seite Vorabzustimmung, Zustimmung, Visum ein. Rechtsstand 1. September 2026.

Welche Unterlagen werden hochgeladen und wie reicht man nach?

Für den elektronischen Antrag auf Vorabzustimmung füllen Arbeitgeber die Formulare im Portal aus und laden die Nachweise digitalisiert hoch. Die Bundesagentur nennt dafür die Dateiformate JPG, JPEG, PNG, BMP und PDF. Scannen Sie Papierunterlagen also, bevor Sie den Antrag beginnen.

Fehlt etwas, reichen Sie es über die Antragsübersicht in Ihrem Profil zum bereits eingereichten Antrag nach. Sie starten dafür keinen zweiten Antrag. Zum Antrag gehört die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis, ein Vordruck der Bundesagentur. Darin bestätigt der Arbeitgeber ein konkretes Arbeitsplatzangebot mit den Bedingungen der künftigen Beschäftigung.

Was passiert nach der Entscheidung über die Vorabzustimmung?

Nach einer positiven Entscheidung erhält der Arbeitgeber die Mitteilung über das Portal oder schriftlich. Die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis steht im angemeldeten Bereich zum Download bereit. Sie wird zusammen mit der Vorabzustimmung an die künftige Beschäftigte oder den künftigen Beschäftigten weitergeleitet.

Die Bundesagentur beschreibt den Vorteil der elektronischen Arbeitsmarktzulassung so: Früher musste das Papieroriginal der Vorabzustimmung ins Ausland verschickt werden. Nach der Umstellung genügt eine digitale Kopie, die die beschäftigte Person bei der Auslandsvertretung vorlegt. Die Daten aus dem eService werden an das Ausländerzentralregister übermittelt.

Die Vorabzustimmung ist freiwillig, verkürzt das Verfahren aber erheblich. Sie gilt neun Monate ab dem Tag ihrer Ausstellung. Rechtsstand 1. September 2026. Den Ablauf vom Arbeitsvertrag bis zur Einreise beschreibt der Ratgeber Vorabzustimmung der Bundesagentur.

Woran Betriebe und Bewerber beim elektronischen Verfahren denken sollten

• Klären Sie früh, wer im Betrieb Unternehmens-Admin ist. Ohne diese Rolle lässt sich kein eService freischalten.
• Legen Sie fest, ob eine externe Person mitarbeiten soll. Dann braucht sie eine Rolle im Unternehmenskonto und eine Vollmacht für das Verfahren.
• Halten Sie die Nachweise als Scan bereit, bevor Sie den Antrag im Portal beginnen.
• Rechnen Sie mit keiner festen Bearbeitungszeit. Wann und wie die Bundesagentur entscheidet, bestimmt sie selbst.

Wenn Sie Personal aus Albanien oder Kosovo suchen und das Verfahren nicht allein durchlaufen möchten, können Sie sich als Arbeitgeber registrieren und Ihren Bedarf schildern.