Vorabzustimmung ist kein Visum: was sie regelt und wer über die Einreise entscheidet

Ist die Vorabzustimmung schon ein Visum?

Nein. Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist kein Visum und keine Erlaubnis zur Einreise. Sie betrifft allein die arbeitsmarktrechtliche Seite einer geplanten Beschäftigung. Die Einreise zur Arbeitsaufnahme setzt ein eigenes Dokument voraus.

Für längerfristige Aufenthalte ist ein nationales Visum erforderlich, und dieses Visum muss vor der Einreise erteilt sein (§ 6 Abs. 3 AufenthG). Die Vorabzustimmung ersetzt dieses Visum nicht. Wer mit der Vorabzustimmung in der Hand an die Grenze fährt, hat kein Einreisedokument. Der Weg führt zuerst zur zuständigen deutschen Auslandsvertretung im Herkunftsland.

Wer entscheidet über das Visum, wenn die Vorabzustimmung vorliegt?

Über den Visumantrag entscheidet die zuständige deutsche Auslandsvertretung. Für Pass- und Visaangelegenheiten im Ausland sind die vom Auswärtigen Amt ermächtigten Auslandsvertretungen zuständig (§ 71 Abs. 2 AufenthG). Verantwortlich für die Erteilung sind damit Botschaften und Generalkonsulate.

Das Auswärtige Amt beschreibt diese Entscheidung ausdrücklich als Einzelfallentscheidung. Die Auslandsvertretung entscheidet danach im Rahmen eines weiten Beurteilungsspielraums und berücksichtigt alle Umstände des Einzelfalls. Die Zentrale des Auswärtigen Amts wird mit einzelnen Visumanträgen grundsätzlich nicht befasst.

Eine Vorabzustimmung ist deshalb keine Zusage der Auslandsvertretung. Sie sagt nichts darüber aus, wie die Botschaft den Antrag bewertet. Niemand kann Ihnen ein Visum zusichern – auch kein Vermittler. Wer das verspricht, verspricht etwas, das eine Behörde entscheidet.

Vorabzustimmung der Bundesagentur und nationales Visum: worin unterscheiden sich die beiden Dokumente?

Wie sich Vorabzustimmung, Zustimmung und Visum im Verfahren zueinander verhalten, steht ausführlich unter Vorabzustimmung, Zustimmung, Visum: wer entscheidet was.

Was prüft die Auslandsvertretung zusätzlich zur Vorabzustimmung?

Die Auslandsvertretung prüft neben der arbeitsmarktrechtlichen Zustimmung die allgemeinen Voraussetzungen für ein Visum. Das Auswärtige Amt nennt dafür unter anderem die erfüllte Passpflicht, die geklärte Identität und gegebenenfalls Staatsangehörigkeit sowie den gesicherten Lebensunterhalt. Diese Punkte sind von der Vorabzustimmung nicht abgedeckt.

Die Erteilung eines Aufenthaltstitels zur Beschäftigung bedarf der Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, soweit nicht ausnahmsweise keine Zustimmung erforderlich ist (§ 39 AufenthG). Die Vorabzustimmung nimmt genau diesen Teil vorweg. Alles Übrige bleibt beim Visumverfahren.

Welche Unterlagen im Einzelnen verlangt werden, steht auf der Seite der zuständigen Auslandsvertretung. Die Botschaft kann im Einzelfall weitere Unterlagen nachfordern und eingereichte Dokumente auf Echtheit prüfen. Für Beschäftigungen über die Westbalkanregelung gilt nichts anderes.

Warum es zwei verschiedene Vorabzustimmungen gibt – und welche gemeint ist

Der Begriff Vorabzustimmung steht in zwei verschiedenen Verfahren für zwei verschiedene Dokumente. Das erste ist die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Sie betrifft die arbeitsmarktrechtliche Seite und wird vom Arbeitgeber beantragt, bevor die Person einen Visumantrag stellt.

Das zweite ist die Vorabzustimmung der Ausländerbehörde im beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG. Deutsche Auslandsvertretungen weisen für dieses Verfahren ausdrücklich darauf hin: „Eine Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist nicht ausreichend!“ Wer also eine Vorabzustimmung der Bundesagentur besitzt, hat damit keine Vorabzustimmung der Ausländerbehörde.

Prüfen Sie daher zuerst, welches Verfahren Ihr Betrieb überhaupt nutzt. Davon hängt ab, welche Stelle die Vorabzustimmung ausstellt und welche Seite der Auslandsvertretung für Sie gilt.

Wie lange gilt die Vorabzustimmung der Bundesagentur und kann sie wieder entfallen?

Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit gilt neun Monate ab dem Tag ihrer Ausstellung. Bis zum 30. November 2024 waren es sechs Monate. Sie ist freiwillig, verkürzt das Verfahren aber erheblich. Rechtsstand 1. September 2026.

Nachträglich lässt sie sich nicht einholen. Voraussetzung für die Prüfung des Antrags ist laut Bundesagentur für Arbeit, dass die Person noch keinen Visumantrag bei der Auslandsvertretung und keinen Antrag auf einen Aufenthaltstitel zur Beschäftigung gestellt hat. Die Reihenfolge im Betrieb ist damit vorgegeben.

Unwiderruflich ist eine Zustimmung ebenfalls nicht. Sie kann widerrufen und die Arbeitserlaubnis entzogen werden, unter anderem wenn die Person zu ungünstigeren Arbeitsbedingungen beschäftigt wird als vergleichbare inländische Beschäftigte (§ 41 AufenthG). Was dafür im Arbeitsvertrag stehen muss, lesen Sie unter Der Arbeitsvertrag, dem die Bundesagentur zustimmt.

Was Arbeitgeber nach der Vorabzustimmung konkret tun können

Nach der Vorabzustimmung liegt der nächste Schritt bei der künftigen Arbeitskraft und der Auslandsvertretung. Der Betrieb kann sie dabei unterstützen, ohne selbst Behörde zu spielen. Diese Punkte lassen sich praktisch abarbeiten:

• Die Vorabzustimmung an die künftige Arbeitskraft weitergeben: Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit kann der Arbeitgeber sie seit der elektronischen Arbeitsmarktzulassung scannen oder fotografieren und als Kopie senden. Die Bundesagentur übermittelt die Daten zudem automatisch an das Ausländerzentralregister.
• Vorher klären, in welcher Form die zuständige Auslandsvertretung Unterlagen annimmt – manche verlangen Originale.
• Die Seite der zuständigen Auslandsvertretung als Grundlage nehmen, nicht Hinweise aus Foren oder von Dritten.
• Den Arbeitsvertrag und die Beschäftigungsunterlagen vollständig und widerspruchsfrei halten.
• Im Blick behalten, dass die Vorabzustimmung neun Monate ab Ausstellung gilt.

Seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die für eine Vorabzustimmung oder einen Visumtermin Geld im Voraus verlangen. Den Antrag auf Vorabzustimmung stellt laut Bundesagentur für Arbeit der Arbeitgeber. Wie eine Beauftragung mit Vollmacht sauber läuft, steht unter Vorabzustimmung durch Dritte beantragen. Wenn Sie Kandidatinnen und Kandidaten aus Albanien oder Kosovo suchen und das Verfahren begleitet haben möchten, können Sie sich als Arbeitgeber registrieren.